Уведомление (письмо) о переезде офиса организации: образец, как составить

Успех
Содержание
  1. Как составить уведомление о переезде офиса организации
  2. Образец уведомления о переезде организации
  3. Человеческий фактор
  4. Главное – чтобы человек был хороший
  5. В новых регионах откроются центры «Мой бизнес»
  6. Обманутые дольщики больше не будут платить НДФЛ при получении квартир от региона
  7. Проверки бизнеса сократились до исторического минимума
  8. Разумная экономия: что нужно учесть?
  9. Ошибки при составлении уведомления
  10. Список вещей для переезда в другой город
  11. 5 советов выбирающим новый офис от Михаила Рябичева, финансового директора Virtuozzo
  12. ЕФС-1: особенности отчетности в 2023 году и реальный опыт бухгалтеров
  13. «Ночной бухгалтер». Бухгалтеров бесит, что по ЭДО документы приходят не в том формате
  14. Роскомнадзор начал проверять сообщения об утечке данных с сайта «Работа – и точка»
  15. Важно выделить главное: какова основная бизнес-задача компании на этом этапе?
  16. 86% россиян готовы отправить подростков на подработку
  17. ВТБ не будет выплачивать дивиденды за 2022 год
  18. Мы переехали
  19. У нас есть офис в Сиэтле, которым действительно все довольны
  20. С особым комфортом
  21. Новый офис – новая жизнь

Как составить уведомление о переезде офиса организации

Это объявление предназначено для информационных целей, и формальных требований к такому документу нет. При этом мы рекомендуем придерживаться следующего плана при написании такого письма:

  • В правом верхнем углу указано, кому адресовано письмо;
  • Следующая тема «Уведомление об изменении фактического адреса”;
  • Информация об адресе нового офиса;

Примечание: Не рекомендуем включать в сообщение данные старого офиса, так как это может запутать клиента.

  • Причина переезда. Обязательно укажите причину, но не вдавайтесь в подробности. Например, уважительной причиной будет «В связи с расширением штата в нашей компании потребовались более просторные офисные помещения» или «По требованию арендодателя, после истечения срока аренды офиса, было принято решение изменить адрес фактического проживания”;
  • Детали переезда, которые могут касаться клиента. Например, на какой срок будет приостановлена ​​работа офиса организации, или с какого момента организация начнет работу по новому адресу. Если меняется не только фактический, но и юридический адрес организации, это необходимо указать. Не забудьте указать смену номера телефона, если это произойдет;
  • Контакты и подпись.

Важно! Мы рекомендуем направлять уведомление о переезде офиса не только на электронную почту заказчика, но и в виде физической копии по почте с подтверждением получения. Это может понадобиться в случае возникновения споров с клиентом.

Образец уведомления о переезде организации

Генеральному директору
ООО «Ингосрас
Михайлов Михаил Иванович

Уведомление об изменении фактического адреса

Сообщаем Вам, что наша организация ООО «Завод» с 15.12.2021 будет находиться в офисе по адресу: г:
109397, г. Санкт-Петербург, ул. Ставропольская, 16.
Часы работы остались прежними: с 10-00 до 22-00 ежедневно.
Решение о переезде в новый офис было принято в связи с расширением штата.
Обращаем ваше внимание, что номер телефона и юридический адрес нашей организации остаются прежними.
Переезд не повлияет на интенсивность нашей работы, взятые на себя обязательства будут выполнены в срок.

Человеческий фактор

Бывает, что сотрудников не устраивает новый офис, и они уходят. «Подобные ситуации чаще всего являются следствием истерии, которая возникает у сотрудников в момент переезда, — говорит Ольга Зайцева, генеральный директор консалтинговой компании RedMan Group. Например, если сотруднику потребовалось пять минут, чтобы добраться из дома в свой старый офис, он может нервничать, объявляя о переезде, не зная, чего ожидать. «Поэтому при первом уведомлении о переезде руководство компании обязано предоставить сотрудникам максимально полную информацию о новом офисе», — советует Зайцева. «Иначе паника, люди могут остановиться».

Как правило, большинство сотрудников увольняются, если компания переезжает в другой город или далеко в пригород, когда до места работы нужно добираться поездом, а собственной машины нет. Вот тут и начинаются настоящие проблемы.

«Расположение офиса в первую очередь интересует низкооплачиваемых сотрудников, — говорит Зайцева, — а также тех, кто жил очень близко к предыдущему месту работы. Для тех, чья зарплата превышает $1000, этот вопрос уже не является принципиальным».

R-Style удалось проверить наблюдения Зайцевой, когда они решили перенести свой склад. «Для персонала с низкой зарплатой проблема — дополнительные расходы на дорогу, — говорит Василий Васин, президент R-Style. — Привязанность к компании у высококвалифицированных сотрудников намного выше, чем у уборщиц, курьеров, складских рабочих, секретарей. При переезде можно сразу планировать, что состав этого персонала очень сильно изменится».

Когда в 1994 году R-Style переехала с Нахимовского проспекта на улицу Декабристов («Отрадное»), компания практически не потеряла своих сотрудников. Но в 1994 году ситуация на рынке труда была не самой простой — предложений хорошей работы было мало. В этом году R-Style, переносящий свой склад с севера на юг Москвы, готовится к возможным увольнениям. «Мы планируем ротацию не менее 50% персонала, потому что люди не хотят туда идти», — сказал Васин. — Кроме того, у нас есть собственная логистическая компания, которая привязана к складу.

Это означает, что переезд склада затронет и сотрудников». Василий Васин уверен, что если бы R-Style сейчас переехал совсем в другое место, появилось бы много новых вакансий: за это время многие сотрудники купили квартиры в микрорайонах рядом с офисом. Например, на улице Пражской проживал личный водитель одного из менеджеров компании. Он сменил квартиру и уже почти 12 лет живет рядом с работой. «Когда я слышу разговоры о переносе всех офисов за МКАД, у меня возникает желание посмотреть на тех, кто туда едет», — размышляет Васин.

«Интересно, что сотрудники, которые получают больше $1000 в месяц, готовы идти в любой офис, — делится своими наблюдениями Ольга Зайцева. — А вот те, кто получает от $2000, уже более разборчивы. Как правило, они больше не ищут работу — работа ищет их. У этих людей много предложений, поэтому они могут выставлять свои требования при выборе компании. Расположение офиса и его внешний вид оказывается одним из ключевых критериев».

Читайте также: Как побороть лень, начать действовать и всё успевать

Главное – чтобы человек был хороший

Мы не будем говорить о том, что при выборе нового места жительства для компании важна инфраструктура, важны свободные мощности, техническая инфраструктура и так всем известна.

Кроме того, очень важно, чтобы арендодатель был адекватным человеком, и можно было договориться о важных параметрах.

Когда вы исследуете новые места, не забудьте проверить:

  • Идти на небольшие уступки хозяину, например, быть готовым предложить вам на выбор свободное помещение
  • Есть ли в договоре обременительные условия, например необходимость проведения ремонта за свой счет или возвращения помещения в исходное состояние после праздника
  • Если вас устраивают условия оплаты, слишком часто происходит повышение арендной платы
  • В каком состоянии и характеристиках технические системы — в частности, могут ли они обслуживать необходимое количество людей, или владелец сэкономил на их установке
  • Можно ли организовать свои услуги — выбрать поставщика, клининговую компанию и, наконец, охранное агентство
  • Посмотрите в его глаза и постарайтесь увидеть желание найти долгосрочного жильца и жить спокойно. Если вместо этого горит лихорадочное пламя прибыли, бегите без оглядки.

В новых регионах откроются центры «Мой бизнес»

Малый и средний бизнес получит доступ ко всем видам государственной поддержки.

Обманутые дольщики больше не будут платить НДФЛ при получении квартир от региона

Раньше компенсация от регионов облагалась налогом. Теперь дольщики, получившие жилье от области, не должны платить НДФЛ.

Лексинтел

Отчетность в СФР

Проверки бизнеса сократились до исторического минимума

Вместо проверок надзорные органы организовали профилактические посещения. Вместо штрафов предпринимателям объяснили, как правильно работать.

Курс повышения квалификации бухгалтеров с дипломами

Вложения

Разумная экономия: что нужно учесть?

  • Заранее изучите рынок. Следите за предложениями транспортных компаний. Сравните цены, пакеты услуг, условия сотрудничества.
  • Не скупитесь на бригаду грузчиков. Профессионализм и слаженная работа участников сэкономит вам кучу денег и нервов, не помешает срокам переезда и сохранит вещи в целости.
  • Заключить договор с транспортной компанией. Ваши права должны быть защищены. Если во время переезда будет повреждено какое-либо имущество, подрядчик компенсирует ущерб. Кроме того, не забудьте прописать в договоре сроки и условия выполнения поставленных задач.
  • Создайте маршрут. Постройте путь, который сведет к минимуму количество перелетов и сэкономит деньги на переезде.
  • Застраховать груз. Если перевозчик не берет на себя эту задачу, решите проблему самостоятельно. Позвоните в страховую компанию и выберите подходящий тариф.

Постарайтесь организовать переезд в выходной день и сделать все за один день. В будние дни дороги забиты машинами, а потому есть риск застрять в пробке или потерять много времени в ириске. Суббота и воскресенье — тихие дни без оживленного движения, а потому вероятность сделать все и сразу гораздо выше. Кроме того, так вы избежите остановки рабочего процесса, перевода сотрудников на удаленную работу и создания дополнительных проблем себе.

Ошибки при составлении уведомления

Мы хотели бы указать на некоторые ошибки, которые часто допускают руководители предприятий при подготовке уведомления о переезде:

  • Они присылают информацию о переезде заблаговременно, это может запутать клиента. Даже если там написано, что переезд состоится в начале следующего года, клиент не всегда готов держать эту информацию в голове. Лучше поставить его перед фактом и предупредить максимум за 2-3 дня;
  • Придайте документу дополнительную формальность. В таких оповещениях видно, что некоторые менеджеры включают туда много ненужной информации. Например, пишут исходя из того, в каком порядке было принято решение о переезде, или подробно описывают причину. Клиенту не нужно знать все это;
  • Подробно опишите причину переезда. Это тоже избыточно, достаточно в одном-двух предложениях указать, почему офис переезжает, чтобы у клиента не сложилось впечатление, что у компании проблемы.

Образец хорошо написанного уведомления о переезде, который мы разместили выше, устраняет все эти проблемы. Мы рекомендуем использовать его в качестве шаблона.

Список вещей для переезда в другой город

5 советов выбирающим новый офис от Михаила Рябичева, финансового директора Virtuozzo

Теперь, получив результаты и пройдя процесс переезда и смены офиса, мы хотим поделиться своим опытом. Поэтому «грузчики» дадут 5 самых важных, на наш взгляд, советов:

  • Выберите офис, который подходит вашим сотрудникам. Узнайте обо всех плюсах и минусах рассматриваемых вариантов и обсудите их с командой — чтобы все были максимально довольны переездом.
  • Попробуйте настроить офис под себя. Если есть возможность переделки, делайте ее сразу, чтобы людям было удобно и комфортно работать.
  • Пусть переезд в новый офис не разрушит корпоративную культуру, а внесет что-то новое в то, что ценно для вашей компании — сделает жизнь в новом офисе более продуктивной
  • Даже самый позитивный ход — это большая проблема. Поэтому постарайтесь выбрать офис, который устроит компанию еще как минимум 5 лет – учитывайте вместимость, энергоемкость и уровень арендной платы.
  • При заключении договора на выгодных условиях не берите на себя неприемлемые для вас обязанности, штрафные санкции и рамки по пересмотру ежемесячных платежей. Помните, что вы всегда можете найти подходящего арендодателя.

ЕФС-1: особенности отчетности в 2023 году и реальный опыт бухгалтеров

С января 2023 года ПФР и ФСС объединены в единый социальный фонд в России, в связи с чем изменились и правила отчетности. Несколько отчетов были заменены единой формой ЭФС-1.

Поиск работы для бухгалтеров

«Ночной бухгалтер». Бухгалтеров бесит, что по ЭДО документы приходят не в том формате

Счета-фактуры и УПД — для этих документов существует утвержденный формат для передачи через ЭОД. Вы должны отправить их в формате xml, но подрядчики часто просто прикрепляют файлы pdf. Из-за этого могут возникнуть проблемы при проверках и взыскании НДС к вычету.

Последние события для бухгалтеров

Добавить Интернет и ИТ

Роскомнадзор начал проверять сообщения об утечке данных с сайта «Работа – и точка»

Предположительно, в сеть попала информация о 300 тысячах кандидатов, желающих устроиться на работу в сеть ресторанов «Вкусно-и точка». Компания пока не сообщила об утечке.

Персонал

Важно выделить главное: какова основная бизнес-задача компании на этом этапе?

Например, нам нужно было повысить продуктивность сотрудников, которым было некомфортно работать в старом офисе — это касается отделов разработки ПО, инженеров поддержки и тестировщиков.

Старый офис просто доказал свою несоответствие новым задачам, и поэтому мы решили его сменить. Кроме того, мы приближались к созданию собственного дата-центра в Москве, а это означало, что нам требовалась дополнительная электроэнергия.

86% россиян готовы отправить подростков на подработку

Они считают, что работа подготовит несовершеннолетних к взрослой жизни, научит их ответственности и позволит стать самостоятельными.

Последние вопросы от бухгалтеров из сервиса «Консультации»

Ссылка на НДФЛ

ВТБ не будет выплачивать дивиденды за 2022 год

Группа ВТБ понесла убыток в размере 612,6 млрд рублей. У банка нет чистой прибыли, чтобы получать дивиденды для инвесторов.

Малые и средние предприятия

Мы переехали

Понимая нужду и даже нужду, выбрав подходящего арендодателя и удобное расположение, мы все равно переехали. На сегодняшний день это событие можно считать положительным, и этому есть несколько объяснений.

Мы выбрали развивающийся бизнес-парк «Отрадное», расположенный у той же станции метро «Отрадная», что и наш старый офис, чтобы сотрудникам не приходилось менять маршруты до работы. В новом бизнес-парке достаточно возможностей для развития и отдыха, а также для продуктивной работы: есть полностью охраняемая территория с входами/выходами, запланированы летние зеленые террасы с Wi-Fi, где можно поработать, уютные кофейни, которые а также 2 большие уютные столовые.

2017-03-22__15.24.20.png

Также есть все необходимое для занятий спортом: бесплатный тренажерный зал для сотрудников, многофункциональная открытая площадка для футбола, волейбола и баскетбола, а также площадка для настольного тенниса и футбола, позволяющая размяться в любое время суток, а также соревноваться с коллегами.

Мы были самыми первыми, кто зашел в здание, и поэтому у нас было много возможностей адаптировать помещения под себя. Поэтому мы создали единое пространство для разработчиков, но выделили отдельные комнаты для других отделов. Например, служба поддержки теперь находится в своем пространстве, а бурные дискуссии программистов не мешают им общаться с клиентами.

Это был интересный опыт расширения моих ежедневных дизайнерских задач, связанных с офисным переездом. Мой Pinterest заполнили такие группы, как «Ресепшн», «Дизайн переговорной», «Интересные решения для офиса» 🙂 Когда я захожу в офис, я смотрю на свой оригинальный логотип компании, вырезанный из цветного камня, и я знаю, где много работы, этапы согласования он прошел, чтобы занять свое почетное место. А сколько вариантов матовой пленки, которая частично наносится на прозрачные стены в переговорных комнатах.

Многие не пользуются тем, что это может быть не только полосатая, но и любая векторная картинка, например, крупный номер комнаты или векторная иллюстрация. Переезд стал своеобразным выходом из зоны комфорта веб-дизайна и правил цифрового мира в реальную среду. Что оказалось не менее интересным, с разными вариантами творчества.

У нас есть офис в Сиэтле, которым действительно все довольны

Это просторный офис на 10 этаже с хорошим видом на город. Но что больше всего захватило наших сотрудников, которые часто ездят в США в командировки, так это атмосфера вокруг офиса.

2017-03-22__15.23.39.png

Тот факт, что Olympia Tower находится рядом с Пайк-Плейс (туристическим рынком) и парком Стейнберк, позволяет легко прогуляться во время обеда, поесть где угодно или посидеть на скамейке в парке. Поэтому мы хотели получить место с аналогичными возможностями в Москве — с инфраструктурой, прогулочными зонами и различными кафе.

С особым комфортом

Проблемы с переездом в новый офис имеют много сторон — начиная с владения площадью и заканчивая расстановкой сотрудников.

«Решение о форме собственности может занять очень много времени, — говорит Ольга Зайцева из RedMan Group. — Если собственники компании купят собственное здание и начнут его ремонтировать, переезд может быть отложен на несколько лет. За это время многое изменилось. Были случаи, когда компании переезжали в новое здание, где уже было тесно. В такой ситуации начинают делать дополнительные пристройки, надстраивать этажи, обустраивать подвалы для размещения появившегося за это время персонала».

Во время переезда Крок столкнулся с еще одним недостатком. Традиционно в компании, чтобы поощрить и мотивировать ключевых сотрудников, они могли сами выбирать мебель для своего офиса. «Во время переезда оказалось очень неудобно упаковывать, а при транспортировке сложно сохранить», — говорит Вероника Тараба. «Сейчас сотрудники, учитывая недостатки, стараются сами заказывать универсальную мебель — ведь мы строим новое здание».

Светлана Петрова, генеральный менеджер рекламного агентства «Инстинкт», сменившая год назад место жительства, считает, что самое главное при переезде — ничего не пропустить. «В старом офисе нам несколько раз приходилось отменять встречи из-за переполненности. Так что в новостройке я в первую очередь обратила внимание на вентиляцию и электричество, — говорит Петрова. — По возможности надо все проверять лично, а не верить хозяину на слово. Неплохо проконсультироваться с независимыми экспертами — например, какие помещения можно использовать в качестве переговорных комнат. Не позволяйте таким вещам идти своим чередом, людям должно быть комфортно работать. И обязательно проверьте все окна — где можно их открыть, а где нельзя».

Новый офис – новая жизнь

Не забывайте, что вместе с новым офисом в коллектив обязательно придут и новые правила: если за опозданиями поначалу никто не следил, сотрудники будут опаздывать надолго, если есть место, где можно попить кофе поудобнее, люди будут чаще сидеть вместе и обсуждать дела за чашкой теплого освежающего напитка.

2017-03-22__15.24.13.png

Обязательно подумайте, какие изменения вы можете внести в жизнь команды, чтобы сделать ее более сплоченной и эффективной. Переезд — повод для этого.

В свою очередь, мы вывели формулу для 3-х основных изменений:

  • Более дружелюбная атмосфера (все события перенесены прямо в OpenSpace)
  • Более удобный график (инфраструктура нового офиса это позволяет)
  • Больше отдельных комнат (у нас теперь больше переговорных для личных дел), а названия переговорных теперь в честь небесных тел: Солнце, Меркурий, Венера, Земля, Марс, Луна
Оцените статью
Блог о World of Tanks