Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день

Успех
Содержание
  1. 1. Найти подходящий инструмент планирования
  2. Инструмент первый: календарь как список дел
  3. Инструмент второй: заметки в телефоне
  4. 2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей
  5. Как научиться планировать свое время
  6. Начните не с плана на день, а с отчета
  7. Попробуйте спланировать день, неделю, месяц
  8. Используйте помогающие технологии
  9. Не пытайтесь все успеть
  10. Как правильно организовать рабочий день
  11. Метод Франческо Чирилло
  12. Метод Дэвида Аллена
  13. Метод Айви Ли
  14. Метод Райдера Кэрролла
  15. Метод Тима Ферриса
  16. Метод Марка Твена
  17. Метод Бенджамина Франклина
  18. 3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач
  19. Тайм-менеджмент: основные принципы
  20. Как планировать время (пример)
  21. Расписание да Винчи: метод, который позволяет сбалансировать жизнь в целом
  22. Как эффективно организовать свое время с помощью расписания да Винчи
  23. Утренняя рутина
  24. Активная работа
  25. Административная работа
  26. Саморазвитие, социальные сферы, отдых
  27. Лучшие методы тайм-менеджмента
  28. 1. Подготовка с вечера
  29. 2. Хотя бы N минут
  30. 3. Дедлайны
  31. 4. Поедание «лягушки»
  32. 5. Мелкие задачи
  33. 6. Автофокус
  34. 7. Сделайте это завтра
  35. 8. Деление большой задачи
  36. 9. Одна задача в один промежуток времени
  37. 10. Методы фиксированного времени
  38. 11. Принцип девяти дел
  39. 12. Канбан
  40. 13. Хронометраж
  41. 14. Матрица Эйзенхауэра
  42. 15. Тайм-менеджмент по хронотипу
  43. 4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит
  44. Часть 2: Планирование и приоритеты
  45. Самое трудное – в первую очередь
  46. Используйте правило 20/80
  47. Разбивайте крупное дело на мелкие
  48. Устраняйте лишнее
  49. Оптимизируйте свои дела

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня доступно множество инструментов, которые помогут вам спланировать свой день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые составят для вас список. Важно найти подходящий именно вам методом проб и ошибок.

  • Я начала составлять списки в блокноте, записывая рабочие задачи, которые нужно выполнить, фильмы, которые я хочу посмотреть. Но со временем я понял, что мне неудобно, когда рядом с итоговой рабочей встречей стоит напоминание о том, что необходимо записать собаку на прием к ветеринару. Пробовала использовать два блокнота: рабочий и личный, но в итоге либо забыла один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я узнал, что у меня не работает блокнот, теперь я использую его для заметок или быстрых заметок, которые потом перекидываю на телефон.
  • В итоге я попробовал 12 приложений для списка дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановился на календаре, который синхронизируется между компом и телефоном. Я использую один и тот же календарь для работы и личной жизни. Это удобно, потому что коллеги видят, что я занят, когда они планируют встречи, и я настраиваю напоминания на своем телефоне о делах.
  • Я заношу все в календарь, от рабочих встреч до стирки и готовки. Поэтому я трезво рассматриваю возможности, знаю, сколько времени хочу потратить на ту или иную задачу. В течение недели список можно менять и корректировать, для этого оставляю полчаса между запланированными делами. Для меня это самый действенный инструмент, который не отвлекает, а наоборот помогает сосредоточиться на том, что нужно сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, который я использую, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел перед поездкой. Я также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Я визуально разделяю эти заметки по цвету:

  • синий для работы, желтый для семьи, фиолетовый для личных нужд. Таким образом, я могу быстро найти нужную заметку.

Оба инструмента синхронизированы друг с другом. Ставлю задачу в календаре, например «распланировать расходы на месяц», а расходы планирую уже в заметках. В календаре ставлю напоминания для особо важных дел, о которых могу забыть. Например, передать показания счетчика или принять лекарство. Эти два инструмента планирования работают для меня лучше всего, но я узнал об этом, только попробовав дюжину других.

  • Не бойтесь пробовать и искать. Чем удобнее ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и главная ошибка планирования заключалась в том, что я планировала на день только «очень важные» задачи. Напишите статью, прочитайте 100 страниц книги, напишите план покорения мира. И каждый день, когда я не заполнял даже 20% всего списка, я очень расстраивался. Я не понимал, почему все вокруг так много делают, и просто вычеркнул два пункта. Я отправился на поиски информации о том, как справиться с прокрастинацией и стать еще эффективнее. Так что я зарылся в яму.

Когда я понял, что дело не продвигается и дальше двух-трёх больших задач не продвинуться, я решил, что пора проанализировать, что пошло не так.

  • Однажды я начал записывать все, что делаю. Я задумался, куда ушло время. Я ожидал увидеть пробелы в своей продуктивности в виде прокрастинации — свернувшись калачиком на диване и просмотром телепередач. Я отчаянно хотел побороть лень. Каково же было мое удивление, когда список в конце дня был такой: картошку почистил, картошку отварил, выгулял собаку, помыл собаку, вымыл ванну, приготовил картофельный салат, помыл посуду. И никаких сериалов! Оказалось, что бороться надо не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составил список «задач по развитию и работе», не учитывая, что половину дня занимает работа по дому, которую я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд домашних дел, которые нам приходится выполнять каждый день. Часто эти дела занимают значительную часть нашего свободного времени. Поэтому не учитывать их при составлении плана на день невозможно. Поддержание порядка в доме положительно влияет на нашу продуктивность, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не перегореть.

Лайфхак: вы можете делиться своими заметками в сферах жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы вы не заблудились в очень большом списке. Когда я планирую, я беру вещи из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело не срочное, то переношу обратно в примечание темы, если дело закончено, удаляю из обоих списков. Так удобно делиться, когда заметок много и в них сложно ориентироваться. Если у вас их немного, вы можете хранить их все в одном списке.

Как научиться планировать свое время

Как начать самоорганизовываться, если вы никогда раньше этого не делали? Расскажу об основных правилах и нюансах.

Начните не с плана на день, а с отчета

Первое, что рекомендуют все тренеры и книги по тайм-менеджменту, это сесть и написать план на предстоящий день. А вы делаете по-другому: записывайте, чем вы занимались весь день. Запишите все, что заняло более 15 минут или оказало значительное влияние на вашу рутину.

Например, вы разговаривали по телефону 2 минуты, но этот разговор отвлек вас на полчаса. Почини это! Не обманывайте и не пропустите. Так что если вы позавтракали и при этом 40 минут играли в мобильном приложении или смотрели TikTok, то писать «еда» не нужно. Потом напишите, что вы были на телефоне.

Ведите такой дневник в течение недели, и станет понятно, куда уходит время, в какие часы вы наиболее продуктивны и когда вам нужен перерыв.

Рекомендую ознакомиться с подборкой лучших книг по тайм-менеджменту.

Попробуйте спланировать день, неделю, месяц

Теперь можно приступать к планированию. Напишите несколько глобальных заданий в течение месяца. Например, сходить к стоматологу, съездить на дачу к родителям, поклеить обои в спальне, сделать прививку собаке и так далее

Затем распределите эти вещи на 4 недели. Заранее записывайтесь на прием к врачу, договаривайтесь с родителями об определенных выходных, решайте, в какой день вам будет удобнее делать ремонт и так далее

После этого создайте режим дня. Не тратьте свое время. В начале это может оказаться очень трудной задачей, особенно если до этого ты всегда жил, как говорится, как надо, по желанию и вдохновению.

В то же время не планируйте слишком много. Будьте готовы, что его потом придется исправлять, изменять, переписывать. И это нормально. Ведь, как вы помните, план – это не жесткая система ограничений, а помощник.

Старайтесь все планировать, даже то, что кажется вам само собой разумеющимся. Я говорю о проверке уроков с ребенком, готовке, стирке, походе в магазин и т д. Кстати, в магазин тоже нужно ходить с планом, а точнее, со списком покупок. Так вы не потратите лишнего на эмоции и сможете контролировать свой бюджет.

Также рекомендую ознакомиться с полезными публикациями, которые помогут привести в порядок личные финансы:

  • Что такое семейный бюджет и как вести учет доходов и расходов
  • Как составить таблицу доходов и расходов
  • Бюджетные приложения

Используйте помогающие технологии

Если вам удобнее записывать в блокнот от руки, пишите на здоровье. Но попробуйте и другие варианты. Процесс планирования должен быть максимально удобным и простым.

Вы можете использовать заметки или календарь на своем телефоне, электронные таблицы в Google или загрузить мобильное приложение. Сейчас в Google Play и App Store есть множество программ-органайзеров, которые позволяют планировать дела на разные даты, устанавливать напоминания, выделять приоритетные задачи, прикреплять красивые значки и так далее

Многие из этих слайдеров поставляются с расширенной платной версией, но бесплатной версии достаточно, чтобы добиться цели.

А есть еще вариант: повесить маркерную доску на холодильник или другое видное место и отмечать там план на каждый день. Правда, вернуться к старым записям она не позволит, каждый раз придется начинать все с нуля. Но ваш список будет рядом и всегда на виду. Попробуйте разные способы и найдите то, что работает для вас.

Не пытайтесь все успеть

Будьте готовы к моментам, когда все планы пойдут под откос. Не мучайтесь чувством вины, будьте более гибкими, старайтесь делать важные и сложные дела утром или в начале недели, чтобы оставалось время на возможные форс-мажоры.

И еще: выделяйте 1-2 дня в неделю на жизнь без четкого плана. Придерживайтесь запланированных правил в будние дни, чтобы потом иметь возможность не думать о делах и работать в выходные.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: выделять 25 минут на первую и 5 минут на вторую. Напоминает мне метод Помидора? Правильно, он такой. Автор пробовал это в молодости, используя обычный кухонный таймер в форме помидора.

Суть в следующем: вы знаете, что отдых впереди. Это позволяет намного проще не отвлекаться на серфинг в социальных сетях, личные беседы, общение с коллегами, перекуры и другие вещи, не связанные с работой.

Этот метод настолько прост и эффективен, что вы можете попробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему «Getting Things Done», важность которой — тщательный учет всех задач и правильная организация рабочего дня. Ничего не должно просто так оставаться в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще вы должны расставить приоритеты задач, установить сроки и, при необходимости, создать чек-лист.

Такой подход поможет вам ничего не упустить, понять, какие задачи являются первоочередными, и очистить голову. Trello или Wunderlist отлично подходят для погружения в дело. Также можно просто наклеить стикеры на стену — важнее то, что вы на них напишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и расставлять приоритеты. А на следующий день перейти от первого задания к последнему — и в итоге получить шесть выполненных заданий.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Это поможет вам выполнять повседневные рутинные задачи. Дело в том, что вы создаете таблицу, в которой строки задач пересекаются со столбцами для дней недели. Сделали дело — закрасили квадрат. Недостаток системы в том, что рисование требует времени. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не видит пустот в своей тарелке.

сетчатка-17eefd2617c82357173dadf8eaeb0227.jpg

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности рекомендует помнить о законе Парето, согласно которому 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% производительности. Так что перфекционизм – это скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям – сосредоточьтесь на важном!

При этом не забывайте закон Паркинсона: сколько времени вы потратите на работу, столько это и займет. Поэтому важно правильно планировать свое свободное время.

Метод Марка Твена

Автор сказал: «Если утром съесть лягушку, остаток дня обещает быть прекрасным, потому что худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас, а остальное приложится.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США Бенджамин Франклин знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают выражение «Время – деньги».

Франклин разработал пирамиду продуктивности, состоящую из шести ступеней.

Жизненные ценности лежат в основе. Это глобальные моральные принципы, которые необходимо учитывать при любом решении. У Франклина было 13, но вы можете сделать свой собственный. Далее снизу вверх ступени следующие:

  1. Глобальная цель.
  2. План достижения глобальной цели – шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
  3. План на ближайшие 3-5 лет.
  4. Планы на год и месяц.
  5. Планы на неделю и день находятся на вершине пирамиды.

В результате у вас будет список дел буквально на всю жизнь. А так как все это основано на цели и глобальных ценностях, каждое действие приведет вас в нужное место и вам не будет стыдно ни за одно из своих действий.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Моя подруга жаловалась, что не может планировать. На вопрос

в чем проблема, она застенчиво опустила глаза и прошептала еле слышным голосом:

«Я никогда не следую плану…» Мне стало очень интересно смотреть на план, который просто невозможно выполнить. Последняя состояла из 27 дел, из которых 15 невозможно было выполнить физически за один день.

Распространенная ошибка планирования — чрезмерная многозадачность. Зачем планировать, если в плане две задачи? Если и составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы ломаются из-за нехватки времени и сил, после чего от них отказываются навсегда.

Когда я спросил свою подругу, как она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Оказалось, что задачи не имеют четкого дедлайна. Почему они должны были сделать все это в один день, непонятно. Затем я задал решающий вопрос: зачем она составляет список дел? Она ответила, чтобы увидеть, что день не был потрачен впустую. Ответ содержал ошибку, из-за которой я однажды попался на крючок.

Мы часто составляем планы и списки, чтобы заявить о себе в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач я выполняю за день, тем продуктивнее я работаю. Но это ошибка, из-за которой рушатся наши ожидания в отношении планирования, и мы приходим к выводу, что оно нам не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Мы заинтересованы в результате. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них извлекаем и можем использовать в жизни.

  • Поэтому начинать планирование нужно с малого, и постепенно вырабатывать навык, который сэкономит время и силы в будущем. Планирование позволяет вам помнить о своей главной цели и не сбиться с пути. Но взамен это требует осознанности и терпения.

Тайм-менеджмент: основные принципы

Основным элементом тайм-менеджмента является планирование. На план на следующий день достаточно потратить пятнадцать минут, а этого достаточно, чтобы сэкономить не менее 1-1,5 часа.

Только четкое понимание того, что нужно сделать в будущем, помогает увеличить отдачу от труда минимум на 25%:

Как планировать время (пример)

Что бы вы ни делали, помните эти четыре вещи:

  • собственная функция;
  • цель;
  • дополнительные обязанности;
  • отведенный период времени.

Основная цель, например, принять гостей. Собственная функция хозяйки – приготовить праздничное угощение. Дополнительные задачи:

  • купи продукты;
  • уборка и украшение дома;
  • сервировка стола и так далее

Сейчас 10 часов.

Следовательно, хозяйка берет на себя то, с чем больше никто не может справиться (например, приготовление пищи). Покупка продуктов и уборка дома возложены на супругу и детей. Стол сервируется всей семьей. Если задачи выполнять параллельно, семья успеет подготовиться к приходу гостей за четыре часа.

При этом в тайм-менеджменте рекомендуется всегда создавать резерв времени. Таким образом, только 60% времени тратится на достижение главной цели. Маржа составляет 40%.

Планирование дает максимальный эффект только при системном подходе. Возьмите себе за правило вечером решать, что вы будете делать завтра. Распределите конкретный список задач (дополнений) на всю неделю (месяц). Например:

  1. Стирка во вторник.
  2. Уборка каждую среду и субботу.
  3. Прогулка — ежедневно по вечерам.
  4. Продуктовый магазин — четверг и так далее

Основы тайм-менеджмента помогут вам оптимизировать свой недельный график. Неважно, работа это или домашнее задание.

Кроме того, в среднесрочной перспективе составьте четырехнедельный график, учитывающий менее срочные задачи: походы в кино, встречи с родственниками, пикники, покупка промтоваров и одежды и т д.

Планирование человека с наклейками

Расписание да Винчи: метод, который позволяет сбалансировать жизнь в целом

План да Винчи — это комплексный метод, который поможет вам не только более эффективно планировать и организовывать свое рабочее время, но и делать больше дома. Всем известно, что Леонардо да Винчи был очень разносторонней личностью, он успевал заниматься не только наукой, но и творчеством.

Метод да Винчи подходит в следующих случаях:

  • каждый день кажется серым и обыденным;
  • при работе вы часто концентрируетесь на одной цели, не можете отвлекаться на второстепенные задачи;
  • вы чувствуете, что когда вы работаете, дома беспорядок;
  • часто выполняет необходимые задачи в спешке, в последний момент;
  • это чувство эмоционального выгорания.

График, составленный по новой методике, поможет сбалансировать работу и отдых, уделить достаточно внимания семье, саморазвитию. Поклонники метода считают, что нужно планировать даже отдых.

Читайте также: Ограничивающие убеждения — список из 100 примеров негативных установок

Как эффективно организовать свое время с помощью расписания да Винчи

Многие предлагают начинать планировать неделю в понедельник утром, но такой подход съедает драгоценное рабочее время. Лучше всего запланировать еженедельную встречу на вечер воскресенья.

Поклонники метода считают, что понедельник — это раннее утро недели. Утром люди чувствуют себя бодрыми, отдохнувшими и могут похвастаться высокой продуктивностью. Важно использовать «утренние часы» недели для активной деятельности. Чтобы не тратить время и силы на планирование, лучше всего начать в воскресенье вечером.

Самая важная часть планирования: расстановка приоритетов. Важно быть честным с собой, классифицировать задачи по степени их важности. У каждого человека есть свои направления деятельности, но обычно в график добавляются следующие элементы:

  • рутинные дела;
  • активная работа, выполнение ключевых обязанностей, приносящих прибыль;
  • выполнять дополнительные рабочие обязанности;
  • административная работа (сюда могут входить не только рабочие дела, но и бытовые: оплата счетов, заказ продуктов, бытовой химии);
  • саморазвитие;
  • социальные сферы (общение с друзьями, родственниками);
  • отдых.

Теперь давайте рассмотрим каждый из этапов более подробно.

Утренняя рутина

Важно каждый день начинать правильно. Вместо того, чтобы просто просыпаться и собираться на работу, вы можете потратить целых 2 (или даже 3) часа с пользой. Поначалу рано вставать может быть утомительно. Но как только организм привыкнет к новому режиму, продуктивность утренних часов возрастет в несколько раз.

Еще до того, как вы пойдете в офис, вы сможете успеть полноценно позавтракать, помедитировать или почитать развивающую литературу. Это мелочи, которые могут иметь большое значение в том, как сложится ваш день. Лучше не обременять себя изнурительной работой по дому, а посвятить время чему-то вдохновляющему и приятному.

Активная работа

Правильная организация рабочего времени в офисе должна предусматривать разделение всех задач на основную и вспомогательную работу. Основной работой является та, которая непосредственно влияет на ИПЦ, на выплату заработной платы (для сдельщиков).

Второстепенная часть: участие в социальных проектах, выполнение задач, напрямую не влияющих на личные результаты. По возможности основную работу нужно делать в первой половине дня (недели), а менее важные проекты оставлять на конец.

Административная работа

Это организационные задачи, не влияющие напрямую на личностное развитие, реализацию проектов. Но если не уделять этому пункту хотя бы 15-20 минут в день, рано или поздно отложенные дела превратятся в неуправляемый ком. Семейный бюджет лучше сокращать каждый день, оплачивая счета по мере их возникновения.

Саморазвитие, социальные сферы, отдых

Общение с близкими друзьями, хобби, короткие поездки – все это так легко отложить, когда на работе горит какой-то проект. Но такой подход быстро приведет к выгоранию. Доказано, что если выделить конкретное время для отдыха и увлечений, шансы отложить такие полезные для психики занятия сводятся к минимуму. Важно давать себе свободное время от работы, чтобы повысить продуктивность.

Как организовать свое время: По плану да Винчи или методу Дэвида Аллена каждый решает сам. GTD нацелен на более детализированные рабочие обязанности, а методика да Винчи позволяет планировать весь день. Вы можете комбинировать эти два метода, чтобы сделать весь день максимально продуктивным.

Как организовать свое время: советы и приемы

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка вечером подходит для тех, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Вигнала 1. Записывайте рабочие задачи и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы заранее понимаете свою нагрузку и распределяете задачи без утренней спешки. Вы можете подготовить план задач вечером, рабочую одежду или обед, если вы работаете вне дома.

План заданий на завтра можно сделать в блокноте на бумаге или в приложении

План заданий на завтра можно сделать в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием дел «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вам не хочется ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Юлии Мюллер, профессора Лейпцигского университета, это дает человеку право передумать и повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его заставляют делать что-то, чего он совершенно не хочет 2, поэтому дальнейшая работа идет легче.

Фото: РБК Тренды

Социальная экономика Как справиться с прокрастинацией и суетой: пора прекратить подкастинг

3. Дедлайны

Установите четкие сроки выполнения работ. Четкие сроки побуждают вас работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи из Массачусетского технологического института обнаружили, что даже установленные сроки помогают начать работу 3. В то же время такие дедлайны работают хуже, чем внешние дедлайны, установленные руководителем или конкурсной комиссией. В личных случаях внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает каждое утро съедать «лягушку» 4 — сначала выполнять самую тяжелую и неудобную задачу. Утром мозг менее загружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудной задачей. После такого задания остальные покажутся незначительными, а силы у них еще будут.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Выполняйте небольшие задачи — на 1–2 минуты — сначала, по возможности, в один и тот же момент. Например, проверка почты и техники, подача заявок или раздача заданий. Это правило взято из метода «Getting Things Done» (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена 5.

6. Автофокус

Метод «Автофокус» подходит для людей, которые часто работают над задачами без дедлайна. Предыдущие два принципа обязывают выбирать причину, и это чувство долга ведет к отвержению. Автор метода Марк Форстер считает 6, что следует сначала выписать все случаи в единый список, а затем медленно читать его, пока не захочется остановиться на одной задаче. Размер задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если вам удалось выполнить задание сегодня, вычеркните его. Если это не сработало, переместите его в конец списка и прочитайте еще раз.

7. Сделайте это завтра

Марк Форстер, автор книги «Сделай это завтра» 7, рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. Вы не можете добавить новую задачу в закрытый список, но можете добавить ее в список на следующий день. Такой подход помогает вам сосредоточиться на текущих проблемах и просто выполнять свою работу.

Форстер различает «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает вам в дальнейшем в бизнесе или профессии. Здесь вы будете в полной мере использовать свои навыки и знания. Почаще выходите из зоны комфорта, делая то, чего раньше не делали. Работа действительно сложная, эта работа может вызвать некоторое сопротивление.

Мобильность приходит, когда вы откладываете настоящую работу для более мелких задач. Деятельность не то же самое, что действие. Если работа кажется непосильной, но не кажется сложной, вероятно, она занята. Настоящая работа может быть тяжелой, но она не заставляет вас чувствовать себя «белкой в ​​колесе».


8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может быть сложной из-за объема. Для его запуска следует разложить большую задачу на маленькие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит высокопарно и наталкивает на ответственность. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится легче: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей о точках анализа» → «изучить результаты» → «составить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» деталями и уже не кажется невыполнимой задачей.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальной собственности не работает. В 2009 году исследователи из Стэнфордского университета провели эксперимент [8]. Они обнаружили, что когда человек одновременно занимается несколькими интеллектуальными делами, например читает и разговаривает по телефону, он хуже запоминает и содержание разговора, и то, что читал. При этом он не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над чем-то одним, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Это включает в себя методы таймера. Если у вас выработается привычка работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать более продуктивно, научитесь управлять ожиданиями, тренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника помидора. Метод Помодоро — это «25-минутная система» Франческо Чирилло. «Помидор» — это период в 30 минут — 25 минут на работу и 5 минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, а затем возвращаетесь к работе. Каждое четвертое повторение – перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидором», потому что Франческо Чирилло изначально использовал небольшой кухонный таймер в форме помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так

на аналогичном принципе построены метод 90 х 30 Тони Шварца [9] и метод 52 х 17, возникший в результате исследований The Muse [10]. Первое значение — это время в минутах, которое вы должны выделить на работу, второе — время на перерыв.

Можно сказать, что это изменение сроков, но они сильно ограничивают время на саму работу. Обилие коротких перерывов помогает «опустошить мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если вы хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только рабочие интервалы, но и интервалы отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. По принципу в течение дня вы должны «закрыть» одну большую задачу, три задачи поменьше и пять маленьких. Подойдут такие задачи, как подготовка встречи с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма для домашних животных. Так что работа по дому не пропадает из поля зрения и включается в расчет собственной рабочей нагрузки.

Вариантом этого метода является «принцип трех вещей» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По словам Бейли, вам нужно выполнять три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день на выполнение грамматических упражнений на английском или подача заявки на стипендию, если ваша глобальная цель — учиться за границей.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, позволяющий распределить рабочую нагрузку между людьми и выполнить работу вовремя. Метод помогает увидеть нарастающий темп работы и ничего не забыть. Наряду со Scrum, канбан является одним из ключевых методов Agile-системы управления, который также необходимо внедрять с умом, чтобы не добиться обратного результата.

Классический канбан представляет собой таблицу с тремя колонками «Делать», «Выполняется» и «Готово». Но колонок может быть несколько, например, по количеству этапов в проекте или производстве, и их названия также могут быть изменены на усмотрение компании.

По умолчанию все дела заносятся в первую колонку на отдельной строке или на отдельной наклейке, карточке. Затем их перетаскивают от одного к другому, пока они не достигнут последнего столбца. Благодаря этому «перетаскиванию» вы можете легко отслеживать прогресс человека и всей команды.

Фото: Shutterstock

экономика в образовании Что такое канбан и как не «похоронить» проект в Trello

13. Хронометраж

экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что планирование основано на понимании того, где время используется эффективно, а где нет. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

  • Исправить. В течение нескольких недель каждый час-два записывайте выполненные задачи и время, затраченное на их выполнение. Вопросы могут быть опущены на две-три минуты. Цель сцены – фиксация, стороннее наблюдение за собой.
  • Найдите важное. По прошествии этих недель вы отмечаете в той же тетради, когда время было использовано, когда задание можно было выполнить быстрее, а когда время было потрачено впустую.
  • планировать. Настройте свой график и рабочий процесс на основе вашей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и расстановки приоритетов, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине 20 века. Все текущие и будущие вопросы разбиты на четыре категории матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицу сложно использовать постоянно, но периодически возвращаться к ней можно, если вы завалены работой и домашними делами. Как это использовать.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра

  • Важное и срочное дело. Это задачи со сроками. Например, выполнить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные электронные письма, забрать детей из школы. Если их не доделать, это чревато неприятными последствиями.
  • Важные и несрочные — планировать. Это дела без срока, которые необходимы для вашего роста. Например, пойти в спортзал, выучить иностранный язык, посетить нетворкинг. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не проиграть.
  • Неважное и срочное — делегируйте. Рутина, не требующая особых навыков. Например, размещение сообщений в блогах, приготовление пищи, создание информационных бюллетеней для коллег, сдача одежды в стирку. Эти задачи следует аккуратно и разумно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить время для важных и срочных дел.
  • Неважное и несрочное — просто. Это виды деятельности, которые не приносят пользы на работе и не способствуют достижению цели. Например, просмотр социальных сетей, игра в видеоигры, просмотр телевизора. Такие дела отнимают много времени, поэтому их необходимо контролировать или вовсе отказаться от них.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подходит для тех, кто хочет создать для себя идеальные будни. Доктор философии и клинический психолог Михаэль Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого свое идеальное время для пробуждения, максимальная продуктивность и режим сна:

  • «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а ложиться спать следует не позднее 23 часов.
  • «Львы». Они могут проснуться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, им лучше уйти на сторону до 22:30.
  • «Волки». Утром вставать очень сложно, их время с 7:30 до 12, они эффективно работают до 20:00 и легко ложатся спать в 00:00.
  • «Дельфины». Люди с беспокойным сном, поэтому, даже если они встают между 6 и 10 часами, они могут легко снова заснуть. Чтобы заснуть в полночь, они должны убрать все экраны за два часа до сна. Пик их активности приходится на период с 10 до 18 часов.

Бреус считает, что если вы адаптируете свой личный и рабочий график к собственным биоритмам, качество вашей жизни будет намного лучше. Вы также можете прочитать советы Германа Грефа, Павла Дурова и других руководителей бизнеса о том, как и когда работать и отдыхать.

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Иногда мы делаем много дел за день, жалуемся, что в сутках всего 24 часа, приходим домой совершенно разбитыми. И когда нас спрашивают о том, что мы сегодня делали, мы не можем четко сформулировать ответ. Вроде сделано не так уж и много. Чтобы этого не произошло, очень важно записывать то, что вы делаете

в течение дня. Список можно корректировать, некоторые дела можно отменять и добавлять новые.

  • Настоятельно советую вам все записывать. А в конце дня торжественно вычеркнуть выполненные задачи. Вот так мы даем мозгу установку: я сделал свое дело, я готов!

Чтобы научиться планировать свой день, нужно знать и понимать себя. Вам нужно знать, сколько времени занимает то или иное задание, в какое время суток они даются легче, а когда задерживаются. Самостоятельное изучение очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые вы совершали, но и время выполнения, в каком настроении вы были, что вас отвлекало или стимулировало, это позволит вам лучше узнать себя и в последующем более грамотно спланировать свой день, а значит больше время.

Лайфхак: попробуйте упражнение с будильником. Когда вы планируете свой день, выделяйте определенное количество времени для каждой задачи и устанавливайте таймер или будильник перед ее выполнением. Если вы выполняете задание до того, как сработает будильник, вам нужно понять, что позволило вам выполнить его быстрее. Возможно, у вас есть идеальное время суток для выполнения этого действия. Это следует учитывать и учитывать при дальнейшем планировании. Если будильник прозвенел до того, как вы успели закончить работу, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

Часть 2: Планирование и приоритеты

Планирование и приоритеты

Самое трудное – в первую очередь

Запас энергии в организме не бесконечен, и это необходимо учитывать при распределении задач на день. Самые сложные и неприятные дела и задачи надо делать в первую очередь, пока есть силы, настроение и энергия. Если вы начнете с простых вещей, у вас может просто не хватить духу заняться более сложными, и вам придется отложить их на завтра. А завтра опять будет соблазн начать с чего-нибудь попроще, и опять та же ситуация.

Чтобы избежать этой проблемы, начните отмечать самые сложные задачи в своем списке дел и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреливаться» по сложным делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил уже не так много, оставалось доделывать более простые дела.

Используйте правило 20/80

Это простой принцип, сформулированный итальянским экономистом Вильфредо Парето. По этому принципу 20% усилий дают 80% результата, остальные 80% усилий дают 20% результата. Как бы странно это ни звучало, это правило уже давно доказало свою эффективность.

Для повышения производительности использовать это правило просто необходимо. Всякий раз, когда перед вами стоит задача, постарайтесь представить в деталях, какие действия вам нужно предпринять для ее достижения. И из этих действий выберите то, которое ближе всего приближает вас к цели, и сделайте его первым. Приступайте к остальным шагам только после выполнения самых важных. Примените это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, насколько вы близки к тому, чтобы делать все.

Разбивайте крупное дело на мелкие

Еще со студенческих времен каждый из нас помнит, как сложно браться за очень большую задачу, которая займет много времени. Например, написать курсовую или, того хуже, реферат. Масштабы такой задачи вызывают непреодолимое желание отложить эту работу на потом. Однако есть отличный способ облегчить эти задачи.

Суть этого метода в том, чтобы разбить задачу на как можно больше мелких задач, и расписывать их пошагово. Когда вы начинаете, вы хотите думать не о большой задаче в целом, а о маленькой подзадаче. Такой подход упростит и ускорит выполнение крупных задач, что поможет на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда приходить вовремя.

Устраняйте лишнее

Как мы уже говорили, одна из причин, которая мешает все делать вовремя, — это многозадачность. Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых кажутся важными только на первый взгляд. Помните, мы говорили о принципе Парето? Руководствуясь этим принципом, старайтесь отказываться от выполнения задач, приносящих наименьший результат.

Конечно, нужно фильтровать свои обязанности, чтобы не навредить своим целям и задачам. Чтобы этот метод работал максимально эффективно, попробуйте выполнить простое правило. Всякий раз, когда вы начинаете что-то делать, задайте себе два вопроса: «Поможет ли мне это дело приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь заниматься этим делом?». На основании ответов на эти 2 вопроса примите решение о необходимости данной работы.

Оптимизируйте свои дела

Есть много ежедневных обязанностей, каждая из которых крадет у нас немного времени. Например: пройтись по магазинам, погладить рубашку, приготовить. Подумайте об этом, возможно ли спланировать эти дела так, чтобы они занимали меньше времени? Я приведу несколько примеров.

Раньше я каждый день после работы ходил в магазин и покупал понемногу все, что мне было нужно. Каждый день это занимало дополнительно 15-20 минут. Сейчас я составил план покупок и стараюсь раз в неделю по выходным ходить в магазин, чтобы купить все необходимое за 7 дней вперед. С тех пор я перестал тратить лишние 20 минут каждый день.

Или другой пример: помимо сайта и 8-часового рабочего дня я еще работаю над каналом в Яндекс.Дзен. Мой обычный ритм работы на канале: 2 статьи в день. Раньше я писал одну статью в день утром перед работой, другую после работы. Однако мне не нравилось писать после работы, так как это занимало драгоценные вечерние минуты. Немного подумав, я построил день таким образом, чтобы написать новую статью во время обеденного перерыва на работе. Это не повлияло на мою продуктивность днем, но теперь у меня больше свободного времени вечером. Подумайте, как вы можете перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?

Оцените статью
Блог о World of Tanks