Как все успевать на работе и дома: как организовать деятельность и научиться планированию, советы психолога

Как организовать рабочий день

Если у вас нет тактического плана на каждый день и стратегического плана на месяц, будьте готовы к препятствиям на работе. Когда бесконечная усталость и нервозность стали постоянными партнерами, попробуйте изменить подход к распределению рабочего времени.

10 главных принципов планирования

1. Ежедневно уделяйте планированию 10 минут. Успешные люди делают это каждую ночь, поэтому их день проходит без суеты и психоза.
2. Планируйте в соответствии с вашими реальными возможностями. Не перегружайте день или неделю, суть в том, чтобы равномерно распределять задачи и работать без напряжения.
3. Выбирайте правильные циклы работы и отдыха. Например:
   • 55 мин до работы — 5 мин отдыхать;
   • 90 минут работы и 15 минут перерыва.

Исследователи обнаружили, что короткие перерывы в работе позволяют мозгу восстановить способность концентрироваться. Кстати, мы уже писали статью о том, почему устаешь на работе. Обязательным условием «перезагрузки» являются физические нагрузки и смена деятельности.

ВАЖНЫЙ! Отойдите от компьютера, не пользуйтесь соцсетями на смартфоне, лучше походите по офису, разомните мышцы.

1. Не валивайте все в кучу. Записывайте срочные, важные, похожие, долгосрочные, краткосрочные задачи в отдельные столбцы. Удобнее сразу планировать на неделю или месяц.
2. Самые сложные задачи, требующие большой концентрации, запланируйте на первую половину дня, чтобы выполнить их, пока вы свежи и полны сил. Разделите большую задачу на части, сохраните логику выполнения. Если в середине дня вы завалены новой работой, заложите ее в уже существующий план, учитывая, что важнее сделать в первую очередь, а что можно отложить на другой день.
3. По возможности избавьте себя от многозадачности. Недавние исследования показали, что многозадачность — очень неэффективный способ работы, потребляющий ваши умственные и интеллектуальные ресурсы.
4. Будьте гибкими и корректируйте расписание в течение дня по мере необходимости, иначе есть риск, что, сойдя с курса, вы не сможете вернуться к расписанию.
5. Научитесь говорить людям нет. Не позволяйте украсть ваше время мелкими спорами, причитаниями и сплетнями.
6. Составьте лучший план на день, но оставляйте небольшие промежутки времени для корректировки.
   

   КСТАТИ! Соблюдение жесткого графика может привести к стрессу, если вы не будете прислушиваться к своему состоянию.

7. Небольшие задачи — телефонный звонок, оплата счета — лучше делать сразу, чтобы вы могли продолжать концентрироваться на важных задачах, не отвлекаясь.

Эти советы помогут вам, если вы плохо себя чувствуете на работе. Постарайтесь спланировать дела таким образом, чтобы закончить их раньше срока. Это приведет вас к карьерному росту.

Приложения для управления временем

Эти приложения будут полезны для управления задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — это таймер Pomodoro и диспетчер задач одновременно.
• Trello — это персональная и командная канбан-доска.
• Лес — это таймер для вашего телефона: пока вы не прикасаетесь к смартфону, на экране растет дерево. Если вы разблокируете его в неподходящее время, дерево погибнет.
• Notion — это база данных для хранения и систематизации практически всей поступающей информации.
• Todoist — это планировщик, который можно настроить с помощью различных методов планирования, включая матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — это диспетчер задач, который может превращать электронные письма в задачи.

11. Делегируй свои задачи

Даже если вы убеждены, что выражение «Хочешь сделать хорошо, сделай сам» бесспорно, не стоит брать на свои плечи слишком много. Самостоятельно вам предстоит решать только те задачи и выполнять те задачи, с которыми никто кроме вас не справится. Все остальное лучше делегировать окружающим: коллегам, родственникам, друзьям. С помощью грамотного делегирования вы сможете высвободить больше времени для работы над приоритетными задачами.

Как все успевать и не уставать: 13 практических советов

Перейдем сразу к практике — рассмотрим 13 полезных советов, чтобы все успевать и не уставать. Рекомендации подходят всем: мамам в декрете, руководителям среднего звена, школьникам и студентам, домохозяйкам.

Составьте план на день

Первое, что вам нужно сделать, чтобы найти время, чтобы сделать все важные дела за день, — это составить четкий план действий. Вечером каждого дня составляйте расписание задач на следующий день.

Например, запишите основные цели в блокнот и используйте специальные электронные менеджеры задач. Так вы всегда будете знать, что нужно сделать сейчас, а что – через 3 часа.

Сначала «съешьте лягушку»

Это выражение не означает, что нужно найти лягушку, пожарить ее и съесть. «Лягушка» — самое неприятное и сложное для выполнения задание.

«Съесть лягушку» — выполнить сложное задание — утром, когда вы полны сил и мотивации. После этого вам будет гораздо легче приступить к другим целям, так как в голове не будет крутиться мысль о том, что вскоре вам придется выполнить неприятную и сложную цель.

Разбивайте большие задачи на мелкие части

Мы часто ставим перед собой большие цели. Поэтому приступить к реализации будет сложно — просто непонятно, с какой стороны подходить к этому гиганту.

Чтобы упростить процесс и сделать больше за день, неделю или месяц, разбейте большую задачу на более мелкие части. Например, ваша цель — «Прочитать книгу по тайм-менеджменту». Книга большая — 900 страниц.

Каждый день ставьте перед собой небольшие цели, например «Прочитать 50 страниц утром». Это облегчит вам достижение ваших больших целей.

Попробуйте метод «Помодоро»

Используйте технику помидора, чтобы работать эффективнее и успевать больше.

Суть методики проста:

• Запустите таймер перед началом: например, на своем смартфоне.
• Установите таймер на 25 минут → запустите задачу.
• По прошествии 25 минут сделайте перерыв на 5 минут
• Когда вы закончите отдыхать, повторите процесс: 25 минут работы → 5 минут отдыха.

Таким образом можно разделить рабочий процесс на несколько этапов — помидоры.

Не забывайте об отдыхе

Всякий раз, когда мы стремимся к высокой производительности и эффективности, мы забываем об отдыхе. Это приводит к тому, что наши батареи со временем разряжаются. Производительность падает.

Это значит, что в начале недели вам удавалось выполнять 10 заданий в день, а ближе к концу — не более 4 заданий в день.

Поэтому очень важно уметь отдыхать. Постарайтесь расслабиться после работы, делайте перерывы в рабочем процессе: почитайте книгу, прогуляйтесь по парку, посмотрите фильм или сериал.

Качественный отдых – верный спутник продуктивности.

Научитесь говорить «нет»

Когда близкие, друзья и коллеги просят добавить в распорядок дня «несколько простых дел», скажите твердое и четкое «нет». Ваша задача — научиться успевать делать то, что важно именно для вас, а не для других.

Поэтому учитесь отказывать людям. Поверьте мне, никто не перестанет с вами разговаривать после нескольких отказов. Но вы почувствуете себя более свободным.

Ставьте дедлайны

Установите четкие сроки для достижения ваших целей. Например, «Прочитать книгу до 12 числа этого месяца» или «Убрать квартиру к 15 часам».

Это значительно облегчит вам выполнение задания. Кроме того, четкие дедлайны позволят вам правильно распределять свое время → вы начнете успевать делать больше полезных дел в течение дня, недели и месяца.

Корректируйте задачи

Вносите изменения в свои планы, корректируйте текущие задачи. Это нормальный процесс.

Например, вы поставили цель «Пройти 13 уроков английского языка за один месяц». Но, как оказалось, это слишком сложная задача — за месяц просто не успеешь все сделать.

Скорректируйте цель – адаптируйте ее к текущим обстоятельствам.

Читайте также: Манипуляции: что это и как с ними бороться

Меньше отвлекайтесь

Чтобы добиться успеха, нужно меньше отвлекаться. Этот простой факт невозможно оспорить.

Приступая к работе, устраните все отвлекающие факторы и внешние раздражители: выключите телефон, спрячьте пульт от телевизора в шкаф. Не волнуйтесь, за то время, пока вы не будете листать ленту в социальных сетях, ничего страшного и глобального не произойдет.

Уделите особое внимание сну

Еще один важный элемент качественного отдыха. Не жертвуйте сном ради личной продуктивности.

Лучше меньше делать, но больше спать. Старайтесь спать 7-8 часов. В противном случае недостаток сна может привести к тому, что ваша эффективность резко упадет, и вы начнете пропускать дедлайны.

Забудьте про мотивацию

Часто мы ищем мотивацию и ждем вдохновения, чтобы начать что-то делать. Вот вам совет: забудьте о мотивации.

Мотив — капризная дама. Сегодня есть, завтра нет.

Просто начните работать и поверьте — аппетит приходит во время еды. Когда вы начинаете выполнять важные задачи, ваша мотивация растет с каждой минутой, что приближает вас к конечному результату.

Развивайте самодисциплину

Логическим продолжением предыдущего совета является развитие самодисциплины. Каждый день выполняйте все задачи, которые вы запланировали прошлой ночью.

Хотя это сложно, лениво и вообще «застрянешь» в сериале».

Только так можно «прокачать» самодисциплину. Это очень важное качество, которое поможет вам достичь любой цели.

Хвалите себя

Вы выполнили все задания на день? Хвалите себя. Например, разрешите себе съесть несколько кусочков торта или поиграть в Playstation».

Важно хвалить и награждать себя за победы и достижения, чтобы не терять мотивацию и вдохновение.