как освоить тайм-менеджмент и стать продуктивным: советы о питании, отдыхе, спорте и рабочем режиме

1. Успеть все невозможно

Литературные и мотивационные коучи убеждают, что человек может все. Звучит круто, но рано или поздно приходится смириться с тем, что мы ограничены продолжительностью дня и потребностями организма. Можно работать без перерыва только несколько дней, потом выгорание обязательно наступит. Под работой подразумевается не только профессиональная занятость, но и обучение, а также работа по дому. Включение «второго дыхания» чистого энтузиазма поможет вам завершить важный проект или совершить прорыв в обучении, но его нельзя использовать как постоянный инструмент.

Не стоит винить себя, если у вас на что-то не хватает времени — возможно, причина этого в неправильной расстановке приоритетов или накопившейся усталости. Если вы будете недовольны собой, это приведет только к еще большей прокрастинации и снижению продуктивности. Достаточно просто определиться с отправной точкой и узнать, довольны ли вы своим тайм-менеджментом.

2. Определите исходные данные

Даже если вы никогда не занимались тайм-менеджментом, определенный образ жизни уже сложился. На этом этапе не нужно ничего менять — просто позаботьтесь о себе и зафиксируйте то, что вы делали в разные промежутки времени от пробуждения до отхода ко сну несколько дней подряд. Нужно максимально подробно зафиксировать: приготовление и прием пищи, получасовой разговор с родителями, «ковыряние» в смартфоне, прослушивание лекции. Отдельно стоит расписать часы работы.

Из списка вы выбираете дела, которые нужно сделать: работа, учеба, занятия с ребенком, домашние дела. Вы можете не только выбросить их из своей жизни, но благодаря удобному графику сделать их менее утомительными.

Какие книги почитать, что начать успевать все сделать

В этом разделе собраны 4 полезные книги по эффективному тайм-менеджменту.

«Джедайские техники» — Максим Дорофеев

Описание книги: почему, даже если и умеешь правильно работать, на практике человек все делает так, как привык. то есть плохо? Максим Дорофеев простым и доступным языком объясняет, почему так происходит.

Прочитав книгу, вы узнаете, как работает ваше мышление и память; почему вы тратите ресурсы своего мозга впустую; как их хранить, как правильно концентрироваться, формулировать задачи и восстанавливаться для продуктивной работы.

«Организованный ум» — Дэниел Левитин

Описание книги: книга для всех, кто хочет научиться систематизировать и классифицировать информацию, делать правильный выбор при большом количестве возможностей и отличать главное от второстепенного.

«Путь джедая» — Максим Дорофеев

Описание книги: универсального рецепта успешной и продуктивной жизни для всех нет, никогда не было и не будет. Вы должны сделать свой собственный. И единственный способ сделать это — экспериментировать на себе, — считает Максим Дорофеев, автор бестселлера «Джедайские техники».

Эта книга о том, как. Здесь собраны инструменты для самонаблюдения и построения личного рецепта успеха: мысли, разовые действия-«прививки», общие практики и показатели, из комбинации которых вы получите тот уникальный метод продуктивности, который вам подходит.

«Просто Космос» — Катерина Ленгольд

Описание книги: Технологический предприниматель Катерина Ленгольд, автор бестселлера Cosmos Agile Daily, рассказывает в новой книге о своей системе гибкого планирования и 9-недельном спринте.

Автор делится своим опытом постановки целей, формирования полезных привычек, борьбы с прокрастинацией и восстановления энергии за счет эффективного сна, питания и управления эмоциями.

Применяйте метод УДОД

Очень полезный способ избавиться от отвлекающих факторов и правильно расставить приоритеты:

• Удалить (избавиться). Проверьте свою электронную почту на наличие бесполезных писем. Вам не нужно тратить время на их открытие — просто удалите их. Этот совет особенно полезен для тех, кто вернулся на работу после отпуска или командировки.
• Делегат. Если задачу можно делегировать кому-то другому, сделайте это. Попросите сотрудника назначить встречу, позаботиться о вашем путешествии и так далее. Суть в том, чтобы избавиться от мелких задач и уделять больше времени большим вещам.
• Задерживать. Некоторые задания всегда можно выполнить позже. Например, вас пригласили в другой город на свадьбу. Не нужно сразу бежать бронировать отель – это дело может подождать, пока у вас появится свободное время.
• Делает. Иногда нужно просто взять себя в руки и поступить правильно. Открывайте почту и отвечайте на срочное и важное сообщение от клиента, вместо того, чтобы откладывать это дело на потом. Самое главное — знать приоритеты.

7. Ставь в приоритет не объём выполненной работы, а эффективность вложенных тобой усилий

Продуктивность — это не объем работы, которую вы успели сделать, а эффективность ваших усилий. То есть за один день вы можете сделать кучу дел, которые не приблизят вас к цели, а можете сделать одно дело, которое поможет вам двигаться вперед. Вот почему так важно быть избирательным и анализировать, какие задачи приведут вас к желаемому результату: позволят получить повышение, сделают ваш проект уникальным, повысят зарплату, а какие не повлияют на ваше текущее состояние.

Кто рано встает…

спать, конечно, приятно, но специалисты напоминают, что чем раньше встаешь, тем больше вопросов успеешь решить. И это действительно так, потому что в первой половине дня мозговая активность значительно выше, а многие люди или организации работают утром, поэтому, проспав до обеда, вы просто рискуете кого-то не найти и не решить важный вопрос. Постарайтесь овладеть искусством раннего пробуждения и правильного мышления. И тогда все ваши дни начинаются легко и комфортно.

Читайте также: Минимализм как стиль жизни: принципы минимализма, расхламление дома

3. Выявите наполняющие и истощающие занятия

Помимо основных проблем, есть ряд других, которые можно отнести к тратам досуга или времени. Наверняка вы сталкивались с ситуацией, когда бездумное сидение в Интернете не только не помогало вам расслабиться, но, казалось бы, еще больше его портило. Разделите второстепенные ежедневные действия на две колонки – заполнение и опорожнение.

Ваша задача — сделать так, чтобы в течение дня было как можно больше заполняющих активностей.

Многие из них даже не требуют вложений:

• прогулка на природе;
• общение с близкими людьми;
• игры с домашними животными;
• чтение;
• хобби.

Чем эмоциональнее ваш день, тем проще встроить в него обязательные задачи, которые часто воспринимаются как рутинные и скучные. Вы наверняка замечали, что после прогулки или полноценного отдыха вы работаете намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения будут полезны для управления задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — это таймер Pomodoro и диспетчер задач одновременно.
• Trello — это персональная и командная канбан-доска.
• Лес — это таймер для вашего телефона: пока вы не прикасаетесь к смартфону, на экране растет дерево. Если вы разблокируете его в неподходящее время, дерево погибнет.
• Notion — это база данных для хранения и систематизации практически всей поступающей информации.
• Todoist — это планировщик, который можно настроить с помощью различных методов планирования, включая матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — это диспетчер задач, который может превращать электронные письма в задачи.

Часть 1: Полезные привычки

Начните раньше вставать

Первое и самое простое правило — начинать каждый день вставать чуть раньше. По словам автора книги «Магия утра» Хэла Элрода: первый час после пробуждения — самый важный, и именно он определяет успех не только наступающего дня, но и жизни в целом.

Однако важно не только привыкнуть вставать раньше, но и эффективно использовать этот час. По мнению автора книги, в этот час следует выполнять несколько простых ритуалов: медитацию, планирование, чтение, физические упражнения и т д. Но осуществить все это сразу практически невозможно. Я рекомендую двигаться постепенно: первую неделю вставайте всего на 10 минут раньше обычного и делайте утреннюю зарядку. Через неделю уже минут на 20 раньше — делать зарядку и медитацию, и так по нарастающей. Менее чем за 2 месяца вы легко сможете вставать на час раньше, чтобы заполнить утро полезными ритуалами, а также у вас будет запас времени, который поможет вам сделать утром гораздо больше, чем раньше.

Составляйте список дел на день

Еще одно важное правило — составить список дел на день. Вы удивитесь, но еще Лев Толстой, живший почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером подводить итоги сделанного.

Прошло много лет, а этот совет ничуть не потерял своей актуальности. Список дел на день лучше всего составлять утром, в непринужденной обстановке. Как список дел может помочь вам добиться цели? Во-первых, у вас будет полная картина того, что нужно сделать в течение дня — это помогает сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания. Во-вторых, список дел поможет вам «освободить» мозг от необходимости иметь в голове план — это поможет вам работать более продуктивно. В-третьих, когда вы вычеркнете из списка сделанное, это даст ощущение, что день проходит хорошо, ведь к вечеру у вас будет четкая картина достигнутых целей. И, что самое приятное, имея перед глазами список дел, вы легко расставите приоритеты и сделаете самые важные дела в первую очередь.

Правило большого пальца: не планируйте слишком много. Начните с 2-3 ключевых задач в день и старайтесь всегда выполнять план. Когда это войдет в привычку, количество заданий можно увеличить.

Приучите себя к порядку

Сложно представить, как можно все успевать, если вокруг царит хаос. Для повышения продуктивности возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в машине.

Если вы научитесь все время поддерживать порядок, это даст вам несколько бонусов: во-первых, это держит в порядке дисциплину и учит вас быть организованным, что поможет вам достичь поставленных целей. Во-вторых, в такой обстановке намного легче и приятнее работать — можно сконцентрироваться на работе и не отвлекаться ни на что другое.

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Если бы вы когда-то попытались измерить, сколько времени уходит на ненужные вещи — просмотр телевизора, интернета, смартфона, сериалов, — вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы вашей жизни. Пришло время избавиться от него.

Начните с того, что перестаньте тратить время впустую, если список дел на день еще не закончился. Делается это очень просто: когда вы замечаете, что отвлекаетесь на телевизор, интернет или социальные сети, подумайте: выполнили ли вы все задания на день? Если нет, отложите развлечения и работайте по списку. И только потом, когда все будет сделано, можно наградить себя заслуженным отдыхом и простоями. Как только это войдет в привычку, вы почувствуете, что вам стало намного легче успевать за всем.

Решайте проблемы вовремя

Человеку постоянно приходится сталкиваться с какими-то проблемами и обязанностями, не вписывающимися в привычную рутину. Иногда приходится записываться на прием и идти к врачу; иногда машина может сломаться и придется ехать в сервис; иногда приходится выбирать время и отправляться за важной покупкой. Если вы начнете откладывать эти дела, они будут снежным комом. Но есть решение.

Начинайте решать эти проблемы, как только они возникают. Как только появится такая задача, добавьте ее в список задач на день и решите в кратчайшие сроки. Это быстро войдет в привычку и изменит вашу жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи, как только они приходят, чем тянуть время, чтобы в один прекрасный день вам пришлось делать сразу много однотипных задач.