Инструменты и принципы планирования в тайм-менеджменте Navika

1. Три основные проблемы со временем

Вот три основные проблемы со временем и решения, предлагаемые в упражнениях, их уровень эффективности и альтернативные решения.

Я ничего не успеваю

Когда тайм-менеджмент только пришел в Россию, главной идеей, которую пели на всех тренингах, была эффективность, когда нужно было сделать как можно больше дел за короткое время. По сути, это тот же принцип Парето, где 20% действий дают 80% результата. Но чаще всего такие методы, как принцип Парето, матрица Эйзенхауэра и другие, не помогают именно потому, что люди сами не знают, что для них важнее всего.

Или еще хуже: вы понимаете, что ваши приоритеты на самом деле не ваши, а заложены в вас родителями, обществом, понятиями «как», но это не вы и не ваши желания. Подумайте, на какие важные дела у вас не хватает времени, и ответьте себе, а важны ли эти дела. Имеют ли они реальную ценность лично для вас? И тогда вам станет ясно, можно ли справиться с этим с помощью тренировок, или нужна более тонкая работа, например с психологом.

Вы можете подтвердить эту ситуацию, проверить себя на нее, используя следующую форму:

Рисунок 1. Факторы затрат времени

Я убиваю время на бесполезные дела

Это могут быть социальные сети, компьютер, телевизор, что угодно. Обычно на тренировочных занятиях они помещаются в категорию временного курса. Вы подсчитываете, сколько времени вы тратите на эти вещи в год, и, следовательно, сколько вы можете потратить на более полезные занятия. Это мотивация в стиле «сила воли». Мол, ты все видел своими глазами, теперь соберись и иди вперед, в бой, направь эту энергию в нужное русло. Но если бы все было так просто. Это как с сигаретами: люди прекрасно осознают их вред, хотя бы в общих чертах, но почему-то спешат бросить курить. Дело в том, что чаще всего социальные сети, игры и прочее (если это мешает важным делам) — это то место, где человек убегает от реальности. И это связано с глубокими и сложными переживаниями. Тут, конечно, нужно обращаться не к тренеру по тайм-менеджменту, а к психотерапевту.

Форс-мажор

Все продумано, спланировано и записано. но у меня нет времени из-за непредвиденных обстоятельств. Что делать? Обычно на тренинге вам предложат методики планирования времени, которые помогут, если вы не умеете самостоятельно структурировать свое время. Но если вы имеете какое-то представление о тайм-менеджменте, а форс-мажоры все равно часто настигают вас, то проблема, скорее всего, психологического характера — то есть желание все держать под контролем. И тут работа тоже не тренер. Работа тренера состоит в том, чтобы объяснить принципы и предоставить полезные инструменты тайм-менеджмента, которые работают. Например, такие, о которых пойдет речь ниже.

Организация работы

Большинство методик тайм-менеджмента посвящено процессу организации рабочего времени. На этом этапе очень важно учитывать индивидуальные особенности и быть готовым к тому, что не все техники вам подойдут. Поэтому изучайте, пробуйте и адаптируйте их под себя. Если проявить настойчивость и творческий подход, можно добиться впечатляющих результатов.

Метод “Помидора”

Это моя любимая техника тайм-менеджмента, и я использую ее все время. Он назван в честь кухонного таймера в форме помидора. Именно этот таймер когда-то помог итальянцу Франческо Чирилло сдать экзамены в колледж, а затем превратил его в известного тренера и автора книг по личной эффективности.

Суть метода заключается в чередовании периодов сосредоточенной работы с короткими перерывами. Установите таймер на 25 минут и постарайтесь максимально погрузиться в работу, не отвлекаясь. Сделать это будет несложно, ведь 25 минут – это очень короткий промежуток времени. Когда отведенное время истечет, отдохните 5 минут и повторите цикл сначала. После четырех таких циклов сделайте продолжительный получасовой перерыв.

Этот метод просто находка для людей с рассеянным вниманием. Он позволяет разделить весь длительный рабочий процесс (марафон) на короткие отрезки (спринт). Это также снижает уровень беспокойства и стресса.

Читайте также: Формула счастья

Метод “90/30”

Модификация предыдущего способа на более стойкий и выносливый. Вместо классических 25 минут, предложенных Франческо Чирилло, сосредоточьтесь на выполнении задачи в течение полутора часов. А потом — полчаса на отдых.

Попробуйте оба метода и решите, какой из них подходит именно вам. Кстати, вы можете сколько угодно экспериментировать с количеством минут и корректировать метод под свои индивидуальные особенности.

Временные блоки

Эта техника была разработана, чтобы устранить главный недостаток всех списков дел. А именно отсутствие представления о том, сколько времени уходит на выполнение каждой задачи. Пункты «выбросить мусор» и «написать квартальный отчет» занимают одну строчку в списке, но при этом непропорциональны по временным затратам.

Вот почему неплохо иметь хороший дневник, в котором можно распределять задачи на почасовой основе. Это поможет вам сосредоточиться на каждой задаче и выполнять их последовательно, не отвлекаясь на остальные. Например, вы точно знаете, что с 14:00 до 16:00 вам нужно заняться уборкой и не нужно куда-то спешить из страха не успеть сделать все остальные дела.

Канбан

Этот метод управления проектами заимствован у Toyota и является частью знаменитой системы бережливого производства «точно в срок». С его помощью вы можете визуализировать весь рабочий процесс, состоящий из множества задач, над которыми одновременно работают несколько человек или группы людей. Он также хорошо показал себя в личном тайм-менеджменте.

«Канбан» в переводе с японского означает «карта». Суть метода заключается в том, что каждое задание записывается на листе бумаги или на электронной карточке и размещается на доске. Доска может быть как реальной, так и электронной. Она должна быть разбита на несколько блоков, в зависимости от того, на какие этапы разбит рабочий процесс.В классическом варианте предлагается разделить доску на три столбца: «Необходимо сделать», «В работе» и «Готово”.

Затем поместите все свои задачи в колонку «Сделать» и начинайте выполнять их по мере их актуальности. Те, что вы берете на себя, переносите в графу «В работе», выполненные — в графу «Готово”.

GTD

Известный бизнес-тренер Дэвид Аллен описал систему GTD (Getting Things Done) в своей книге. Он призван освободить мозг от необходимости запоминать бесконечное количество задач. Я выделил основные задачи в системе:

1. Все задачи, в том числе самые маленькие и незначительные, должны быть записаны в одном месте. Для этой цели можно обзавестись бумажной или электронной тетрадью, которая всегда будет под рукой. Задачи должны быть сформулированы конкретно и не требуют дальнейшей расшифровки. Например, задачу «сделать генеральную уборку» лучше разделить на несколько подзадач: «помыть окна», «аккуратно положить вещи», «почистить пылесос» и т д.
2. Сортируйте задачи по спискам в зависимости от направленности, добавляйте сроки. Регулярно просматривайте списки — удаляйте неактуальные задачи.
3. Когда все подготовительные работы выполнены, приступайте к выполнению. Делайте все мелкие дела сразу без промедления, делегируйте часть задач. Все остальные в списке делают это шаг за шагом, в зависимости от приоритета. Так вы быстро справитесь с текущими задачами и сможете все включить.

ZTD

ZTD (Zen to Done) — облегченная версия предыдущей системы, придуманная блогером Лео Батутой. Чтобы эффективно работать над задачами, нужно выработать 10 полезных привычек:

1. Соберите все задания и задания в одном месте.
2. Организуйте их сразу, чтобы потом не тратить на это время.
3. Распределяйте маленькие задачи по дням, большие по неделям.
4. В определенное время работайте над конкретной задачей, не отвлекаясь на остальные.
5. Разбивайте большие списки дел на более мелкие.
6. Сортируйте дела по фокусу.
7. Регулярно просматривайте все задачи и удаляйте лишние.
8. Пишите кратко и четко, чтобы не тратить время на расшифровку заметок.
9. Создайте распорядок дня и придерживайтесь его.
10. Делайте то, что приносит вам наибольшую радость, и по возможности делегируйте скучные и рутинные задачи.

Поедание лягушек на завтрак

Метод поедания лягушек на завтрак был предложен в своей книге всемирно известным гуру личной эффективности Брайаном Трейси. «Лягушки» — самые неприятные и энергозатратные вещи. Лучше всего начать работать над ними, хотя очень заманчиво отложить их на потом.

Разобравшись в первую очередь с «лягушками», вы почувствуете облегчение и мотивацию для выполнения других задач. Если вы отложите их в сторону, вы будете испытывать стресс и постоянно возвращаться к ним с мыслями.

Бифштекс из слона

«Слоном» в тайм-менеджменте называют объемные задачи, к которым нельзя подходить только так. Представьте, что вам поручили приготовить блюдо на ужин из этого гигантского и неуклюжего животного. Попытки испечь или отварить его полностью не увенчаются успехом. Очевидно, что придется готовить его частями, делить на несколько частей.

То же самое и с бизнесом. Разбивайте большие задачи на более мелкие и выполняйте их шаг за шагом. Тогда постепенно займитесь целым «слоном», а может быть, даже «динозавром» или «синим китом”!

Последовательная смена задач

Этот принцип гласит: «Никогда не носите более одной вещи одновременно». Сначала завершите одно дело, а затем переключитесь на другое. Дело в том, что наш мозг тратит в среднем 15 минут и определенное количество энергии на переключение с одной задачи на другую. Лучше использовать это время с пользой и не подвергать нервную систему ненужным нагрузкам.

Правило 2 минут

Если у вас есть задача, выполнение которой займет около 2 минут, сделайте ее сразу, не перечисляя. В противном случае вы потратите больше времени на связанные с ним организационные вопросы, чем на исполнение. К таким случаям относятся, например, телефонные звонки.

Zero Inbox

Первоначально этот метод был разработан экспертом по продуктивности Мэрилин Манн для работы с электронной почтой. Суть в том, чтобы папка «Входящие» оставалась пустой. Все письма, попадающие в него, должны быть обработаны и перемещены в другое место.

Как показала практика, метод вполне применим для ведения бизнеса. Входящие в данном случае — это исходный список задач. Вы анализируете ее и решаете, что делать с каждой задачей: отложить, удалить, делегировать или завершить. Пока не поймете весь список, не закрывайте его. Этот метод хорошо работает с системой GTD.

Fresh or Fried

Принцип придумала блогерша Стефани Ли. По его словам, после пробуждения утром ваш мозг «свежий» (свежий) и продуктивный. Затем он постепенно теряет хватку и «зажаривается» (жарится). Самые важные, ответственные и энергозатратные дела следует планировать в начале дня. Те, что проще и удобнее, добавил позже.

Стефани рекомендует составлять список дел на следующий день вечером и обязательно в хронологическом порядке. Так вы не хотите запутаться и успеете сделать все важные дела до того, как ваш мозг успеет «приготовиться”.

Метод 4D

Этот метод позволяет быстро и эффективно справляться с большими перечнями задач, которые обычно вгоняют в ступор любого неподготовленного человека. Каждая задача из списка должна быть подвергнута одному действию на букву D:

• удалить (удалить);
• делегат (делегаты);
• откладывать (откладывать);
• делать (делать).

После всех манипуляций в первом списке не должно быть дел. Этот метод отражает систему GTD и прекрасно дополняет ее.

Пирамида Франклина

Метод был изобретен политиком Бенджамином Франклином, когда ему было всего 20 лет. Всю жизнь он действовал согласно своей пирамиде.

1. Глобальные жизненные ценности. Задайте себе вопросы о том, ради чего вы живете, чего хотите достичь (по годам) и что хотите оставить в наследство.
2. Основная цель на всю жизнь. Кем вы хотите быть или стать, и каких результатов вы хотите достичь?
3. Долгосрочный план. Планирование задач на один, три или пять лет. Важно время достижения целей.
4. Краткосрочный план на один месяц или одну неделю можно корректировать в течение всего периода.
5. Планируйте свой день — здесь все готово 🙂

Интеллект-карты или Mind maps

Они также являются ментальными или ментальными картами. Этот метод был изобретен в 60-х годах психологом Тони Бьюзеном. Интеллект-карты помогают структурировать данные, используя креативность и визуализацию. Этот метод полезен для презентаций, совещаний, мозгового штурма и самостоятельных занятий.

Центральной фигурой в такой карте является основная идея или проблема, из которой «исходят» ключевые слова и мысли, а затем уже другие подразделы и пункты. В ментальных картах используется не только текст, но и графика, изображения, таблицы — все это способствует лучшему восприятию информации.

Больше полезного материала вы найдете на нашем телеграм-канале «Библиотека программиста» Интересное, переходите на канал

Что нам мешает

Так называемые тайм-слоты в тайм-менеджменте — это обстоятельства (люди, задачи, особенности внешней среды и т д.), приводящие к неэффективной трате времени.

Например:

1. заниматься ненужными делами – дело может оказаться бесполезным не только для вас лично, но и ненужным для всего окружающего мира.
2. Выполнять чужие обязанности — делать то, что должен делать кто-то другой, иногда очень увлекательно, особенно когда ты профессионально силен в возникшей проблеме.
3. Потерянное время — проводите на работе больше времени, чем необходимо, потому что вы:
4. неорганизован и не может найти все необходимое для завершения дела;
5. считаете задание слишком сложным, поскольку не получили всей необходимой информации для его выполнения;
6. вы начинаете действовать быстро, не разрабатывая четкого плана;
7. стараются все делать сами.

Важно понимать, что как определение эффективности использования времени, так и отнесение каких-либо обстоятельств к абсорбентам субъективны и зависят от системы ценностей конкретного человека, анализирующего свою деятельность. Каждая профессия, вид деятельности и каждый человек могут иметь свой уникальный набор раковин. Тем не менее, можно определить перечень основных поглотителей времени, присущих современным офисным работникам, в том числе переведенным на удаленную работу:

• пытаться сделать слишком много сразу — сделать слишком много может не получиться, так как нужно тратить время на почту, срочные дела, организационные вопросы. И весь «большой плановый объем работы» плавно переносится на следующий день.
• Плохое планирование рабочего дня или отсутствие планирования — когда работаешь из дома, личные дела неизбежно пересекаются с рабочими моментами, и правильно спланировать все задачи становится намного сложнее.
• Личная неорганизованность и отсутствие самодисциплины – многие люди зацикливаются на работе по дому, а о работе вспоминают после всех дедлайнов.
• Неэффективное хранение документов и другой информации – часто можно наблюдать ворох бумаг, канцелярских принадлежностей на рабочих местах сотрудников в офисе. Когда рабочий беспорядок перемешан с личными вещами в квартире, ситуация с поиском документации иногда усложняется.
• Отвлекающие телефонные звонки, письма и разговоры – при работе в офисе постоянно возникают незапланированные рабочие дела, если добавить к этому личную активность дома, это негативно скажется на текущей работе.
• Неэффективные встречи. Встречи без личных встреч часто менее эффективны.
• Синдром прокрастинации – домашние дела в приоритете.
• Недостаточный контроль над тем, что делегируется – сложнее контролировать подчиненных, которые находятся не в соседнем офисе, а в другом районе города или даже в другом городе.
• по очереди делайте то, что можно делать параллельно — большой плюс работы из дома — возможность совмещать работу по дому с рабочими задачами. Но, к сожалению, личные дела часто становятся важнее, а на работу времени не остается.
• Долгие укачивания в начале рабочего дня — особенно когда можно встать на час и более позже.

Как научиться управлять своим временем.

6 лучших методов тайм-менеджмента

1. Принцип Парето
2. Матрица Эйзенхауэра
3. Интеллект-карта или интеллект-карта
4. Пирамида Франклина
5. Метод ABCHD
6. Сначала съешьте лягушку

Метод АБВГД

Метод помогает расставить приоритеты и решить, какие задачи из списка необходимо выполнить в первую очередь, а какие в конце рабочего дня. Суть очень проста: составьте список задач на сегодня и подставьте к каждой букву А, Б, В, Д или Д.

• А самое главное, оно требует вашего внимания здесь и сейчас. Это может быть крайний срок отчетности или встреча с работодателем/подрядчиком. Если есть несколько задач типа А, назовите их А1, А2 и т д. Начните с А1 и двигайтесь вниз.
• Б — важные задачи, но если их не выполнить «прямо сейчас» — необратимых последствий не будет. Это может быть звонок коллеге/менеджеру или проверка стопки почты. Не отвлекайтесь на задачи типа Б, пока не выполните все задачи А.
• Б — вещи типа «ты можешь это сделать, но не можешь». Не влияйте напрямую на вашу работу.
• Г — такие дела можно делегировать. Делегируйте посильные задачи другим сотрудникам, сосредоточьтесь на А.
• D — это могут быть задачи, которые были важны, но теперь уже не так важны, или просто обычные несущественные обязанности.

Задача планирования времени

Планирование времени – это распределение именно этого времени, чем больше планируешь, тем больше задач решаешь, но этот принцип работает при правильном планировании. В ЛидерТаске для планирования выделено достаточное количество команд.

• Планирование на день, месяц, год
• Ежедневное планирование (с расписанием)
• Планирование текущего дня «Сегодня»
• Планирование задач с выставлением статусов
• Установите время для выполнения задачи

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали вопрос «Как бы вы съели слона?» Ответ, конечно же: «В кусках». А как бы вы съели свою самую большую и уродливую «лягушку»? Аналогично: вы разбиваете его на конкретные пошаговые действия и начинаете с самого первого.

Начните рабочий день с самой сложной задачи и выполните ее как можно быстрее. Это поможет вам осознать, что у вас еще много дел и что время в рабочем дне ограничено. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство выполненного долга. Используйте это правило ежедневно, и вы увидите, сколько энергии вы получаете и насколько продуктивно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня заставит вас думать об этой задаче в течение всего дня и не позволит вам сосредоточиться на других задачах! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к еде слона по частям!

2. Принципы и инструменты планирования

В начале нового года мы составляем личные и рабочие планы на предстоящий сезон. Ключом к успешной реализации может стать наше умение управлять временем, навыки эффективного использования. А вот и лучшие принципы, правила и приемы тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

В определенный период времени человек может выполнять только одну задачу. Но какой из них выполнять, если их много? Для этого существует матрица Эйзенхауэра, которая сортирует дела по степени их срочности и важности. Важность задачи определяется тем, насколько она влияет на ваш бизнес, а насколько она срочная — когда задача должна быть выполнена и привязана ли она к конкретной дате.

Рисунок 2. Матрица Эйзенхауэра

Mind maps («Интеллект-карты»)

Интеллект-карта — это разновидность записи материалов в виде структуры, которая продолжается от центра к краям, разветвляясь на мелкие части. Другими словами, это отличная замена тексту, таблицам, графикам и диаграммам. Но почему так? Дело в том, что человеческое мышление организовано не линейно, как текст, а лишь имеет аналогичную разветвленную структуру, поэтому информация, записанная таким образом, легче запоминается.

Пирамида Франклина

Молодой Бенджамин Франклин еще в юности составил план достижений на всю оставшуюся жизнь, и, видимо, ему это удалось, ведь сейчас структурой его плана пользуются многие люди по всему миру.

Рисунок 3. Пирамида Франклина

Система планирования Франклина построена следующим образом:

• самые важные ценности в жизни (чего человек хочет от жизни),
• глобальная цель (достойная цель для творческого человека),
• генеральный план достижения цели,
• долгосрочный план (в этом году),
• краткосрочный план (месяц, неделя),
• план на день.

Главное правило пирамиды состоит в том, что каждый последующий элемент прочно опирается на предыдущий, то есть на честный ответ конкретного человека на заданный вопрос. И только потом, когда ответ будет дан, можно переходить к следующему шагу и окончательно строить план на день согласно своим высшим и истинным интересам, то есть тому, чего вы действительно хотите от жизни.

Метод «АБВГД»

Это эффективный метод приоритизации задач. Во-первых, вы составляете список всего, что вам нужно сделать в течение дня. Затем напишите букву A, B, C, D или D рядом с каждым пунктом в вашем списке. Каждая буква обозначает определенный тип задачи.

Таблица 1. Метод ABCHD

И — самое главное, серьезные последствия за несоблюдение. Б — надо сделать, но последствия достаточно легкие. Б — сделать было бы неплохо, но никаких последствий ожидать не стоит. G — работа, которую можно оставить кому-то другому. D — работа, которую можно убрать из списка дел. Главное практическое правило для этого метода — немедленно приступить к задаче А-1 и работать над ней до тех пор, пока она не будет полностью выполнена.

Сначала съешьте лягушку

Способ перехода от сложного к легкому, а также «разбиения» большой задачи на мелкие задачи. Начинайте день с самого сложного задания и выполняйте его как можно быстрее — ведь впереди, после «лягушки», еще много маленьких «головастиков».

Осознание того, что крупная трудность преодолена, дает чувство эйфории и заряд бодрости для выполнения других задач.

Система GTD

Метод, включающий сортировку задач по категориям и действиям. Подробности этого метода можно прочитать здесь. Теперь перейдем к классическому методу планирования.

Очередные издержки

Для начала определимся: время — очень ценный ресурс для работы и для нашей жизни в целом. Получается, что если мы не выполним работу так быстро, как могли бы, то понесем расходы.

Большая часть того, что мы делаем, это различные виды потерь

Они включают в себя решение проблем, которые мы создаем для себя, наших сотрудников, а иногда и руководителей. Решаем повторяющиеся проблемы, проблемы из-за неаккуратной работы, выполняем чужие функции. В результате, по мнению экспертов, 80% работы делают 20% сотрудников

разорвать этот порочный круг помогут простые методы тайм-менеджмента. Это касается всех, кто работает на производстве, в офисе, в сфере обслуживания, для самозанятых. Тайм-менеджмент полезен для рядовых сотрудников и тем более для менеджеров.

Особенно это актуально сейчас, когда многие сотрудники перешли на удаленную работу, но не все были к этому готовы

На самом деле не все сотрудники способны поддерживать необходимую работоспособность, работая в своей уютной квартире, в приятной домашней одежде, а не в офисе. Дома море соблазнов, которые отвлекают от работы.

Кратко о тайм-менеджменте и его проблемах

Тайм-менеджмент — это «слияние» навыков, которые помогают расставлять приоритеты и планировать свое время для повышения эффективности работы.

Тайм-менеджмент входит в десятку навыков, которые ценят работодатели. Сотрудник, который умеет эффективно управлять временем, не опаздывает на работу, умеет оценивать время на выполнение конкретной задачи, соблюдает сроки и в целом более продуктивен.

Прежде чем перейти к приемам тайм-менеджмента, поговорим о том, какие факторы мешают человеку развивать этот навык:

1. Прокрастинация или, проще говоря, «сделаю завтра/начиная с понедельника».
2. Отсутствие ресурсов/инструментов.
3. Перфекционизм — настоящее зло для тайм-менеджмента. Не стремитесь к идеалу, смотрите на реальный результат.

Если мы не можем решить проблему прокрастинации и перфекционизма (только ваша личная мотивация и упорная работа над собой), мы можем закрыть «брешь» в нехватке ресурсов и инструментов.

Во-первых, давайте рассмотрим шесть лучших практик тайм-менеджмента.

5. Метод «АБВГД»

Метод ABCD — это эффективный способ определения приоритетов задач, который вы можете использовать ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что может при регулярном и грамотном использовании поднять вас в ранг самых продуктивных и результативных людей в вашей сфере деятельности.

Сила метода в его простоте. Вот как это работает. Вы начинаете с составления списка всего, что вам нужно сделать на следующий день. Подумайте о бумаге.

После этого поставьте букву A, B, C, D или E перед каждым пунктом в вашем списке.

Задача «А» определяется как что-то наиболее важное на данном этапе, что-то, что вы должны сделать, иначе рискуете серьезными последствиями. Задачей «А» может быть посещение важного клиента или написание отчета для вашего босса. Эти задачи представляют настоящих, зрелых лягушек в вашей жизни.

Если перед вами стоит более одной задачи категории «А», расставьте для них приоритеты, отметив А-1, А-2, А-3 и так далее. Задача А-1 — самая большая и уродливая «лягушка» из всех, с которыми вам приходится иметь дело.

Задание категории «В» определяется как задание, которое вы должны были выполнить. Тем не менее, последствия, в случае реализации или несоблюдения, достаточно мягкие. Такие задачи не более чем «головастики» в вашей жизни. Это означает, что если вы не будете выполнять работу правильно, кто-то будет недоволен или поставлен в невыгодное положение, но в любом случае по важности эти задачи не соответствуют задачам типа «А». Телефонный звонок по несрочному вопросу или скопившаяся электронная почта может быть сутью задачи типа Б».

Правило, которому вы должны следовать: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас есть незаконченная задача «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока большая «лягушка» ждет, чтобы ее съели!

Задача категории «Б» определяется как нечто, что было бы здорово сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, независимо от того, сделаете вы это или нет. Задачей Б может быть телефонный звонок другу, чашка кофе, обед с коллегой или личная деятельность в рабочее время. Эти типы «событий» абсолютно не влияют на вашу работу.

Задача типа D оценивается как работа, которую вы можете делегировать кому-то другому. Правило в этом случае состоит в том, что вы должны доверить другим все, что они могут, тем самым высвободив время для себя на задачи типа «А», которые вы и только вы способны выполнить.

Задача типа D — это работа, которую можно полностью удалить из списка дел. Это может быть задача, которая раньше была важна, но больше не актуальна ни для вас, ни для других. Часто это работа, которую вы выполняете изо дня в день, либо по привычке, либо для того, чтобы получать от этого удовольствие.

Применив метод ABC к списку дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для более быстрого выполнения более важных дел.

Самое главное условие для того, чтобы метод ABCD действительно работал на вас, — это придерживаться следующих требований: Не откладывая, приступайте к задаче А-1 и затем работайте над ней, пока она не будет полностью выполнена. Используйте свою силу воли, чтобы начать и продолжить работу над самой важной для вас задачей в данный момент. Хватайте свою самую большую «лягушку» и «съедайте» ее, не останавливаясь, до самого последнего кусочка.

Умение проанализировать список задач на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения действительно больших успехов в деятельности, повышения уверенности в себе, наполнения самоуважением и чувством гордости в ваших достижениях.

Когда вы выработаете привычку полностью концентрироваться на своей самой важной задаче, то есть на задаче А-1, то есть на поедании самой важной «лягушки», вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем люди вокруг тебя.

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, усилий и вложенных средств отвечает за большую часть результатов. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтвержден количественными исследованиями в различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результата

Принцип Парето в тайм-менеджменте можно сформулировать так: ок. 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.

Как точно определить, какие усилия достаточно приложить, чтобы получить хороший результат? Представьте, что вы ищете ответы на свои вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% текста. Если вы точно знаете, что вас интересует, вы быстро сможете пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Это сэкономит вам 80% вашего времени.

Целеполагание и планирование

Если у вас не возникло проблем с освоением предыдущих техник, я предлагаю вам двигаться дальше. Сейчас мы научимся правильно ставить цели и строить планы.

Списки дел

Самый простой и легкий способ планировать свое время — составить список дел. Я бы назвал это «тайм-менеджментом для чайников». Возьмите лист бумаги, запишите все задачи на день/неделю/месяц и всегда держите его под рукой.

Списки нужны для того, чтобы не хранить в голове кучу информации и всегда знать, что делать в определенное время. Ведь состояние «нечего делать» чаще всего возникает не тогда, когда действительно нет дел, а когда вы о них благополучно забыли.

Ведение ежедневника

Такая простая вещь, как дневник, может значительно повысить личную продуктивность. Вы не встретите ни одного успешного делового человека без этого бумажного атрибута.

Автор книги «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рекомендует расставить все задачи на ближайшую неделю, а за эти 7 дней просто немного скорректировать планы. Так вы не пропустите ничего важного и заранее будете иметь представление об объеме работы на каждый день.

Пирамида Франклина

Пирамида Франклина — это не просто методика тайм-менеджмента, это система построения глобальных жизненных целей и ориентиров. В нем все повседневные задачи и дела подчинены основным ценностям человека. Вы всегда будете знать, зачем что-то делаете и как это конкретное действие приближает вас к вашим целям.

Пирамида состоит из 6 уровней:

1. Жизненные ценности. Это основа фундамента, костяк вашей личности. Они отражают то, что имеет для вас наибольшее значение, что наполняет жизнь смыслом. Для кого-то такими ценностями могут быть альтруизм, духовное развитие, самовыражение, а для кого-то — власть, влияние, материальное благополучие. Самое главное — быть честным с самим собой, когда заявляешь о своих ценностях и не пытаться казаться лучше, чем ты есть на самом деле.
2. Глобальная цель. Грубо говоря, это материальный эквивалент, в котором выражаются ваши ценности.Например, если ваша главная ценность — самореализация, вашей целью может быть стать всемирно известным певцом или артистом.
3. Общий план. Что вам нужно сделать, чтобы достичь своей цели, какие этапы вам предстоит пройти. Если взять уже упомянутого нами певца, то его путь будет включать в себя получение музыкального образования, сочинение и запись песен, продвижение в своем регионе и затем выход на мировой уровень.
4. Долгосрочный план. Программа на ближайшие 5 лет для выполнения пунктов генерального плана.
5. Краткосрочный план. Конкретные действия на ближайшие месяцы.
6. План на день. День — наименьшая единица времени в пирамиде Франклина. Но даже это подчинено жизненным ценностям и глобальным целям. Эта система позволяет поддерживать высокий уровень мотивации на протяжении всего путешествия.

SMART

SMART — известный метод постановки целей. По его словам, каждая конкретная задача должна соответствовать пяти критериям:

1. Конкретность. Никаких расплывчатых формулировок типа «поправиться», «успеть» и т.п. Только цифры или какая-то другая максимально объективная мера — «похудеть на 10 кг», «получить архитектурный диплом», «удвоить объем продаж”.
2. Измеримость. Вы должны уметь оценить результат и соотнести его с тем, что хотите.
3. Доступность. Задание должно быть реальным. Привычка переусердствовать со штангой может разрушить всю вашу мотивационную систему и довести до разочарования. Лучше оставить ожидания слегка заниженными, чем удвоить ставку.
4. Адекватность цели. Каждая задача должна приближать вас к вашим глобальным целям. Поэтому желательно сочетать метод SMART с уже упомянутой пирамидой Франклина.
5. Лимит времени. Необходимо установить крайний срок, когда задача должна быть выполнена. В противном случае она может навсегда остаться нереализованной.

С помощью SMART-метода маленькие задачи можно расколоть как орешки. Попробуйте и убедитесь сами в ближайшее время.

Хронометраж

Автор методики — российский гуру тайм-менеджмента Глеб Архангельский. Он заметил, что люди легко следят за временем, потраченным на важные дела, при этом упуская из виду бесполезные занятия. Получается довольно внушительный пласт потраченного времени непонятно на что.

Вот как работает техника тайминга: в течение двух недель записывайте все, что вы делаете в течение дня, до 5 минут. Исправить нужно, в том числе перекуры, кофе-брейки, тусовки в соцсетях, телефонные звонки. Через полмесяца проанализируйте список и посчитайте, сколько драгоценных часов в день вы тратите на ерунду.

Когда вы осознаете это, вы сможете сократить время, затрачиваемое непродуктивно, и посвятить его важным вещам.

Диаграмма Ганта

С помощью этого метода вы сможете управлять несколькими задачами одновременно, распределять нагрузку равномерно и не бояться срыва сроков. Его самое большое преимущество — видимость. Визуальные эффекты оценят.

Диаграмма состоит из двух осей: по вертикали — список задач, по горизонтали — даты. Вы отмечаете временные рамки, в которые должна быть выполнена определенная задача. На схеме они будут отображаться в виде разноцветных прямоугольников. Теперь вы сможете видеть, когда и что делать, и не запутаться в отношении жесткой многозадачности.

Закон Паркинсона

Этот закон гласит: «Работа заполняет все отведенное ей время». То есть, если бы вам дали проект, который реально можно было бы сделать за неделю, но отвели на него 30 дней, вы бы закончили его ровно к концу месяца. Вот почему так важно установить сроки.

Это касается как рабочих, так и личных задач. Если у вас на работе гибкие временные ограничения, сделайте их жестче сами. Так вы сможете сделать намного больше и избавиться от привычки откладывать все на последний момент.

Интеллект-карты

Интеллект-карты помогут сделать ваши планы наглядными. Одно дело, когда смотришь на бездушный список, который сначала надо прочитать и понять. И совсем другое, когда перед тобой единая картинка, где каждой задаче отведено определенное место.

Для создания интеллект-карт можно использовать как обычный лист бумаги, так и специальные электронные программы. Глобальная цель, которую вы хотите достичь, находится в центре и разветвляется на более мелкие задачи. Которые в свою очередь тоже можно разделить на подзадачи. Эта структура очень похожа на генеалогическое древо.