35 способов Как много успевать и Как всё успеть сделать за один день

35 способов, как много успевать

Я сделал некоторые выводы. И я хочу поделиться этим с вами.

1. Планировать день заранее

Когда хочется сделать много, но нет четкого конкретного плана, конкретных задач на день, мозг впадает в изнеможение.

Он не понимает, что от него требуется, с чем ему приходится иметь дело, он как бы стоит перед огромной горой дел и не понимает, как он успеет сделать все в один день.

И он решает: «Давайте сначала выпьем кофе, а потом уже что-нибудь решим. Вы пили кофе? Вы были в социальных сетях? Вы поговорили со всеми своими коллегами? Ну давайте займемся совсем маленькими делами, а то я уже устал. А вопрос «сколько успеть за день» остается без ответа.

Чтобы избежать этого, вам нужно планировать заранее, особенно в те дни, когда много дел. План помогает не впадать в подсознательный страх перед кучей вопросов, а выделить в нем два-три основных вопроса и сразу перейти к решению.

Таким образом, в конце дня вы будете уставшими, но довольными, потому что успели сделать много и быстро, и уже понимаете, что делать дальше, и как можно сделать еще и завтра.

2. Составлять список дел

Для того чтобы уметь делать много дел и понимать, как организовать свое время так, чтобы успевать все, необязательно составлять точный график. Достаточно списка дел. Это помогает выделить самое важное, на чем вы хотите сосредоточиться.

Важно знать, что главная задача списка дел — очистить мозг.

Другими словами, помогите ему не тратить ресурсы на хранение в памяти тысяч мелочей и планов.

Поэтому нужно записывать буквально все — только тогда списки дел сработают. Об этом пишет Дэвид Аллен (David Allen), автор теории Getting Thing Done (буквально: держать дела в порядке).

3. Избегайте многозадачности, старайтесь фокусироваться на одном деле

Вы, наверное, не раз слышали об опасностях многозадачности, особенно если у вас много дел за день, и вы пытаетесь понять, как правильно организовать свое время, чтобы успевать все.

Многозадачность — это плохо, потому что наш мозг не любит, когда его отвлекают. Даже взгляд на уведомление на телефоне уже нарушает рабочее состояние, выключает его, а на восстановление уходит не менее 15 минут. Поэтому отвлечение нерационально.

И уж тем более, в погоне за желанием успеть сделать много дел, еще более нерационально пытаться совмещать одно задание с другим, например, просмотр лекции и создание попутно рабочей презентации. В результате вы ничего не узнаете из лекции, это будет просто фоновый шум, и вы будете делать 2-3-часовую презентацию, даже если сможете уместиться в одну. Это пустая трата временных ресурсов.

Уделяя все свое время и внимание одной задаче, вы справитесь с ней быстрее, будете меньше уставать (мозгу легче выполнять одно действие, а не два), и вы сможете быстрее расслабиться.

4. Избегайте хронофагов

То есть пустая трата времени. Все, что вы делаете, но это не приносит вам ни пользы, ни удовольствия. Чаще всего это социальные сети во всех проявлениях.

Основной принцип работы с хронофагами — заранее решить, что вы будете делать, если попадете в ситуацию, которая приведет вас к хронофагу.

• Пример: у вас есть привычка серфить в соцсетях сразу после пробуждения с мыслью «просто посмотрю новости» и в результате застреваете там на несколько часов.
• Что нужно сделать: Заранее решите, что вы либо не хотите заходить в соцсети, либо, если такое случилось, не проводите там больше десяти минут (можно поставить таймер).
• Принцип здесь следующий: вы попадаете в хронофаг, потому что вашему мозгу проще выбрать хронофага, чем придумывать, как организовать свое время, чтобы вы могли все успевать и работать. Когда вы заранее продумываете свои действия, вы даете своему мозгу костыль, на который можно опереться, и вспоминаете: «Да, я решил сделать это в такой ситуации! Вот что я собираюсь сделать».

Никакой тайны — прочная нейробиология и когнитивная наука.

5. Разбивать большие задачи на маленькие

Большая ошибка при попытке понять, как организовать свое время так, чтобы все успевать, — это ставить себе глобальные цели, такие как «закончить проект», «сделать презентацию», «написать статью».

При такой постановке целей мозг видит только непонятный, далекий результат, а не конкретные действия, которые к нему ведут.

Эти шаги необходимо учитывать. Составьте список конкретных шагов, которые вы можете сделать буквально за 20-30 минут, и направьте свой мозг через них к конечной цели.

Такими маленькими шагами вы дойдете до конечного результата, даже не успев сильно устать в процессе. И тогда коллеги будут брать у вас советы, как разделить свой день, чтобы все успеть, польстив вашему самолюбию.

6. Используйте интервальный метод работы

Его открыл нейробиолог Натаниэль Клейтман. Он выявил, что работа мозга характеризуется интервалами. Мозг может продуктивно работать не более 90 минут, после чего активность падает.

Знаменитая техника Pomodoro основана на открытии Клейтмана. Вы это знаете точно: 25 минут сосредоточенной работы — 5 минут отдыха — снова 25 минут работы — после 4 интервалов получасовой перерыв. Но вы можете настроить интервалы под себя, как вам удобно. Примеры: 25/5/30, 30/8/30 (мой случай), 45/15/45, 90/10/60.

Это повернет физиологические свойства вашего мозга в вашу пользу, когда у вас много дел и вы пытаетесь понять, как сделать много дел за день.

7. Делайте перерывы

Удивительно читать такие советы в статье о том, как много успевать за день. Но мозг любит частые, но небольшие перерывы — они помогают ему оставаться свежим и сосредоточенным.

Что важно знать:

• Перерывы означают смену деятельности. То есть если ты работаешь за компьютером — в перерыве ты должен вставать, ходить, что-то делать руками

Если во время рабочей сессии вы пишете, а во время отдыха читаете соцсети, это не перерыв, так как занятия почти одинаковые, мозг не успевает разгрузиться, и вы возвращаетесь к работе уставшим.

Не позволяйте пятиминутному перерыву превратиться в получасовой перерыв. Для этого используйте таймеры.

8. Исключите отвлекающие факторы

Даже мимолетное отвлечение выбивает вас из потока, а это означает, что у вас остается меньше времени, хотя вы можете сделать гораздо больше за день.

Музыка, шум, разговоры, уведомления из социальных сетей, телефонные звонки — постарайтесь исключить все, на что вы можете повлиять.

9. Используйте приложения Forest (для Android) и Plantie (для Apple)

Они необходимы для контроля соблазна заглянуть в Интернет во время работы.

Принцип работы: вы ставите таймер, и пока он работает, а вы не отвлекаетесь, растет виртуальное растение. Если отвлечься, закрыть приложение, зайти в интернет — растение умирает и давит на вас чувство вины. Также эти приложения отключают сетевое соединение во время рабочих сессий — очень удобно.

10. Работайте в публичных местах

Например, библиотеки, коворкинги, кафе, где одновременно много людей занимаются чем-то интенсивным.

Почему это работает и как вам удается многое делать с помощью этого метода: человеку присущ социальный стыд.

Когда все вокруг напряженно работают, вам неловко отвлекаться, ведь вы не хотите мешать и чувствовать себя хуже других.

Стыд и соперничество включаются одновременно, буквально не оставляя вам выбора, заставляя сосредоточиться и работать.

11. Создайте идеальные условия для работы

Это не так сложно, как кажется. Все что тебе нужно:

• Ограниченное время (например, два часа — четыре томатных сеанса);
• Тихое и спокойное место, нет интернета;
• Соседи, которые тоже должны работать;
• Конкретная задача, которую необходимо выполнить.

12. Если дело занимает меньше пяти минут — сделайте это прямо сейчас

Например, записаться на прием к врачу, поздравить маму с днем ​​рождения по телефону, помыть посуду, ответить на письмо, снять и развесить одежду в шкафу, чтобы потом не тратить много времени на глобальную уборку, уборка стола.

Вы видели:

• Не помните, что вам нужно это сделать, но сделайте это прямо сейчас;
• Получить дофамин: маленькое дело сделано, маленькая цель достигнута, ваш мозг хочет больше дофамина, поэтому он мотивирован на работу;
• Вы чувствуете себя более продуктивным и наслаждаетесь результатами того, что вы сделали (например, чистый стол).

13. Если дело нельзя сделать прямо сейчас — запишите его и сделайте при первой возможности

не помнить. Например, вы на встрече, вам пришло в голову, что нужно купить подарок другу. Вы записываете это, выгружаете задачу из своего мозга, не тратите ресурсы на постоянное напоминание себе «купи это, купи это», и в следующие выходные вы это купите.

Читайте также: Как завладеть вниманием собеседника и удерживать его: советы по общению с людьми

14. Выделите «день доделок»

Один из самых эффективных способов добиться цели. Дело в том, что все дела, которые вы не успели сделать в течение недели, вы откладываете на определенный день, например каждую субботу, а когда наступает суббота, вы их делаете.

Например, вы за неделю не успели сходить в магазин одежды за новыми джинсами, заполнить отчет, продумать список подарков для близких на новый год. Все это вы замечаете в «день завершения».

Таким образом вы получите следующее:

• Больше не нужно запоминать кучу дел, которые не знаешь, когда нужно выполнить, а в итоге благополучно забываются напрочь;
• Вы избавляетесь от чувства вины за то, что не делаете этого, потому что знаете, что хотите это сделать, и уже точно знаете, когда;
• Вы понимаете, что научились делать многое за день, потому что день завершения позволяет выполнять множество мелких, но важных сроков и задач за день.

15. Используйте эффект Зейгарник

Эффект Зейгарник заключается в том, что человек лучше запоминает прерванное действие, чем законченное. Вот почему, например, мы страдаем от чувства вины, а перед сном вспоминаем все незавершенные дела из списка дел — это эффект Зейгарник. Но вы будете удивлены, как много вы сможете сделать, если воспользуетесь эффектом Зейгарник!

Вот как: если вам нужно что-то сделать, но вам не хочется этого делать, начните это. Буквально дайте ему одну, две, три, пять минут. И тогда ваш мозг сделает все сам: он начнет чесаться незакрытым гештальтом, заставляя вас вернуться и закончить начатое.

16. Избавьтесь от перфекционизма

Кажется, что в стремлении к совершенству нет ничего плохого. Но правда в том, что совершенства не существует: любую задачу можно бесконечно доводить до идеала, но в итоге это никогда не будет достигнуто, потому что всегда можно сделать лучше.

А во-вторых: есть задачи с разным приоритетом. Некоторых приходится выполнять на пределе своих возможностей, когда от них зависит ваша судьба, но большинство вполне выдержит не 100, а 80% усилий. Другие могут этого даже не заметить, потому что у них в голове нет того идеала, к которому вы стремились, а значит, то, что для вас 80% усилий, для них сто.

Таким образом, вы можете сэкономить время и многозадачность, что означает, что вы можете делать больше и быть более продуктивными. Но важно не переборщить: ставку нужно уменьшить до 80-90, а не до 20-30%.

17. Создайте внешний дедлайн

У меня был период в жизни, когда я очень мало читала, хотя всегда очень любила. Но вдруг пропала мотивация к чтению, появилось время на другие занятия, другой досуг.

Мне это не понравилось: ведь я пишу книги, я не имею права не читать, автор текстов и автор должен быть хорошо начитан. Поэтому я организовала себе внешний дедлайн: стала писать рецензии на книги и отправлять их подруге, а также каждый день отчитываться перед мужем о том, что читаю и что об этом думаю.

То есть я организовал для себя внешнее воздействие, внешнее давление, подстегнув тем самым свою продуктивность. Это работает, потому что мы часто бессознательно верим, что внешние обязательства перед другими людьми важнее, чем обещания, которые мы даем самим себе.

18. Не тратьте время на сомнения

Мозгу все равно, решаете ли вы проблему или просто думаете о ней — он одинаково устает и от того, и от другого. Так пусть хотя бы продуктивно устают!

Если вы на что-то решились, значит, вы уже взвесили все за и против. Так что больше никаких сомнений — иди и делай. Не тратьте ресурсы мозга.

19. Цель и мотивация

Каждое ваше действие должно иметь их. Это помогает предотвратить падение производительности. Что тебе нужно знать:

• Что ты хочешь? Какова основная цель вашей деятельности? (Цель лучше всего продумывать по технологии SMART: конкретная, измеримая, достижимая, актуальная, ограниченная во времени)
• Зачем тебе это? Какова мотивация? Почему вы хотите достичь этой цели?
• Что для этого нужно сделать на самом деле?

Если у вас все это четко и конкретно разложено в голове по полочкам, вы останетесь продуктивными.

20. Основные принципы целеполагания

Наиболее оптимально иметь цель на месяц (максимум 3, но не более, дальше уже слишком глобально), 1-3 задачи, которые приближают вас к цели на неделю, и из 1-3 конкретных шагов, которые приближают вы приближаете цель каждый день.

21. Соблюдайте личные границы

Часто мы делаем гораздо больше, чем должны, чем можем, что продуктивно и комфортно для нас. Причина в неумении отказать коллегам, начальству или даже близким и любимым людям.

Если вы тратите свое рабочее время на чужие обязанности, выполняете работу явно ниже своей квалификации, постоянно отвлекаетесь на звонки родственников, а они все равно не прекращаются, даже если вы попросили — все это признаки нарушения личных границ . Их нужно восстанавливать и защищать, научиться говорить «нет» деликатно, вежливо, но четко».

Обратите внимание, что эти статьи могут быть вам интересны:

• Что такое SWOT-анализ и примеры использования в жизни (+шаблоны)
• Матрица приоритетов Эйзенхауэра — Шаблоны, примеры и как их использовать
• Принцип 3 кейса — Суть, Примеры и Инструкция по применению
• Что такое метод помидора — суть, примеры и таймеры онлайн
• Пирамида Бенджамина Франклина — пошаговая коллекция и примеры

Вы вправе сами решать, на что тратить свое время, и другие люди должны рассчитывать на вас, ведь вы такой же человек, как и они, и заслуживаете уважения.

22. Расставляйте приоритеты

Вы, наверное, слышали о матрице Эйзенхауэра: таблица, которая включает в себя «срочно и важно», «важно, но не срочно», «срочно, но не важно», «не срочно и не важно» (сначала вы делаете первое, второй — как только появится время, делегировать третий, а четвертый убрать совсем). Есть аналоги такой матрицы:

• Требует много усилий, но дает большую отдачу (выполняем в первую очередь, пока есть силы) / Требует много усилий, отдача небольшая (делегируем) / Требует мало усилий, отдача большая (выполняем) после первого срока, когда основные силы потрачены впустую, а время еще есть)/ Требует мало усилий, отдача небольшая (делегируем или удаляем).
• HOOD: удалить, делегировать, отложить, сделать. Самая жесткая матрица приоритетов, предлагающая выкинуть все, что можно вообще не делать (убрать), делегировать, отложить (например, это не срочно и не нужно делать прямо сейчас) и сосредоточиться на том, что осталось.

23. Оптимизируйте задачи

Вероятно, у вас есть задачи, которые вам приходится выполнять каждый день или несколько раз в течение дня. Они буквально занимают пять минут, но часто.

Здесь принцип тот же, что и с тратой денег на мелкие удовольствия: если каждый рабочий день в течение месяца покупать за 200 рублей по стакану кофе, то в конце месяца можно обнаружить, что четыре тысячи куда-то пропали, чего только не скажешь хватит на крупную покупку.

То же самое происходит и с такими мелкими задачами, но если вы заработаете деньги, то время уже не вернете.

Давайте посчитаем: предположим, вы проверяете свою рабочую электронную почту каждые двадцать минут (2 минуты, три раза в час).

• 2х3=6 минут в час.
• 6×8=48 минут каждый день.

Вы тратите почти час на проверку электронной почты и, скорее всего, ничего там не найдете — за 20 минут ничего не изменилось.

Гораздо проще и рациональнее выделить 5-10 минут на анализ почты в начале и конце рабочего дня, сразу ответить на все письма, и больше не тратить на это время и силы.

24. Оптимизируйте рабочее пространство

На нем не должно быть ничего лишнего. Открыты только нужные вам рабочие вкладки, на столе — только рабочие инструменты и документы. В таком окружении работать гораздо приятнее, плюс беспорядок и лишние вкладки отвлекают мозг.

Кроме того, в бардаке полно ловушек: если на рабочем столе бардак, можно потратить уйму времени на поиск чего-то, а то и вовсе увлечься, пытаясь часами анализировать рабочие файлы. Это кажется хорошим предприятием, но на самом деле опасным хронофагом.

25. Совмещайте механическую работу с чем-нибудь полезным

Многозадачность — это зло, но у всех людей есть задачи, не требующие большого вмешательства мозга.

Например, мытье посуды, приготовление пищи, уборка. Эти задания можно совмещать с прослушиванием аудиокниг или лекций, разговорами по телефону, просмотром сериала для экономии времени: и отдых/саморазвитие/общение, и одновременно выполнение домашних заданий.

Например, когда я готовлю, я всегда включаю подкаст по психологии в наушниках.

26. Не забывайте поощрять себя за выполненные задачи

Это помогает поддерживать мотивацию. Если вы пренебрегаете поощрением и только ругаете себя за бездействие, мозг будет испытывать стресс и давление, а значит, будет хуже функционировать.

Связь вознаграждение-вознаграждение очень мощная и мотивирующая, и она может подтолкнуть вас работать все усерднее и усерднее.

Например, вы можете побаловать себя фруктами во время интервальных перерывов в работе или в конце хорошего рабочего дня, когда вы выполнили все свои цели, вознаградить себя дополнительной серией любимого сериала.

27. Учитывайте свое состояние

Бывают дни, когда все рушится, или вас что-то очень расстраивает, или вы чувствуете себя физически ужасно, и работа идет не очень хорошо.

Это нормально, это случается со всеми, и беспокоиться совершенно не о чем.

Это нормально, правильно, и кроме того, в этом случае было бы рационально либо дать себе выходной, либо выполнить простые задачи, не требующие больших умственных усилий. Позже вы вернетесь к работе отдохнувшим и обновленным и сделаете гораздо больше, чем в плохом состоянии и с силами.

28. Старайтесь по возможности вести здоровый образ жизни

Это означает:

• Высыпайтесь каждый день;
• Делайте гимнастику каждый день (20-30 минут) или столько же гуляйте;
• Регулярно выходите на улицу, дышите свежим воздухом, впитывайте солнечные лучи;
• Питайтесь регулярно и разнообразно.

Ничего особенного, но это зарядит вас энергией, а голова будет свежей и ясной. Никакой секрет продуктивности не поможет вам, если вы будете пренебрегать своим здоровьем – ни на какие секреты у вас просто не будет сил.

Правила эффективного распорядка дня

• День нужно планировать заранее. Можно с вечера предыдущего дня, можно с утра, но заранее иметь четкий план действий и знать, на что ориентироваться.
• 1-3 основных задания в день. Не нужно пытаться впихнуть в день больше, чем туда помещается.
• Для этого заранее оцените, сколько времени займет выполнение каждой задачи, стараясь при этом быть реалистичным. Так вы сразу поймете, если выйдете за рамки восьмичасового рабочего дня.
• Не забывайте выделять время на отдых и еду, постоянно выполнять задания не получится.
• Разделите рабочее время в соотношении 60/40%, где 60% — это время, которое вы отводите на работу, а 40% — время на форс-мажоры и отдых.
• Самая трудная часть — первая. Вы должны немедленно взяться за эту непростую задачу и не позволить себе впасть в хронофагию.
• Учитывайте биоритмы (в какое время суток вам легче работать).
• Утром лучше вставать раньше, чем поздно вечером, потому что вечером, даже если вы сова, вы уже устали и будете непродуктивны.

Советы успешных предпринимателей, как планировать день, чтобы много успевать

1. Джастин Розенштейн, разработчик Gmail и Asana, указывает на опасность многозадачности и настаивает на том, чтобы открытыми были только рабочие вкладки, чтобы ничего не отвлекало от входа в состояние потока.
2. Совет от Риз Уизерспун, актрисы, продюсера, основательницы Hello Sunshine: «Важно проводить утро так, чтобы подготовиться к продуктивному дню! Я всегда провожу утро с мужем и детьми, потом час на зарядку и только после этого работаю. Очень важно уделять время семье, в конце концов, нет ничего важнее этого».
3. Генри Форд, основатель крупнейшей в мире автомобильной компании, сказал: «Ни одна задача не останется сложной, если ее разбить на множество маленьких шагов».
4. Стив Джобс (Steve Jobs) акцентировал внимание на важности здоровья и необходимости заботиться о себе и своей семье, ведь никакая работа не заменит близких рядом.
5. У Наполеона Бонапарта была интересная привычка откладывать неважные письма. Пока он занимался тем, что заслуживало его внимания, вопросы из неважных писем успевали разрешиться. Этот принцип может быть использован любым менеджером.
6. Майк Тайсон, знаменитый боксер, абсолютный чемпион мира, говорил, что встает не позже четырех утра, а самыми важными для продуктивного дня считает утренние часы.
7. Советы от Илона Маска, которые не нуждаются в представлении:
   • Как можно меньше встреч. Совещайтесь только по необходимости, строго ограничивайте время встречи, обсуждайте на них только важные вещи.
   • Если вам не нужно присутствовать на собрании, уходите.
   • Если вам нужно связаться с кем-то, сделайте это напрямую. (Маск категорически против сложной многоуровневой иерархической структуры организаций)

Пять принципов тайм-менеджмента

За последние 20 лет я глубоко усвоил концепцию максимально эффективного использования времени для достижения своих целей. И на самых ранних стадиях я обнаружил, что нужно уважать природу времени. Все успешные люди, в том числе и я, считают это основой своего успеха.

Как и любая другая переменная, ваше отношение ко времени может сильно повлиять на то, как далеко вы продвинетесь. Я пробовал несколько стратегий тайм-менеджмента. Я добавлял и удалял элементы различных философских подходов, которые согласуются с моими взглядами. И в результате я разработал собственную систему, которую называю пятью принципами тайм-менеджмента. Если вы сможете адаптироваться и освоить их, вы добьетесь большего успеха, заработаете больше денег, будете более продуктивны, получите больше удовольствия и построите жизнь, которая вам нравится.

Давайте рассмотрим эти пять принципов.

• Добавьте больше «дней» в свой день

Тот, кто живет по принципу «еще раз», должен забыть, что в сутках 24 часа. 24-часовой рабочий день работал на нас до того, как у нас появился Интернет, смартфоны, беспроводные технологии, компьютеризированные автомобили, самолеты, спутники и другие инструменты, позволяющие расширить наши возможности и двигаться со скоростью света.

Теперь мы можем мгновенно отправить электронное письмо в любую точку мира. Мы можем круглосуточно проводить конференц-связь с десятками или сотнями человек. Вместо того, чтобы идти в библиотеку или копаться в энциклопедиях, мы можем искать что угодно в поисковой системе и получать ответы за считанные секунды. Способность выполнять задачи растет в геометрической прогрессии. Доступ к информации, людям и местам сегодня молниеносный. Именно поэтому, если вы хотите добиться высоких результатов, 24 часа в сутки — это уже устаревшее понятие.

В моем мире и для всех последователей подхода «еще раз» это неприменимо. Сейчас мы можем сделать больше за пять минут, час или день, чем всего столетие назад за целую неделю или месяц. Наша способность сжимать время — это наша способность изгибать его и манипулировать им в своих интересах.

Угадайте, как это способствует достижению ваших целей? Вы видите их так ясно, как никогда раньше. И, конечно же, вы быстрее приближаетесь к своей цели.

Вы можете применить этот подход на практике уже сегодня. Он эффективен. Я использую его более 20 лет, так что я знаю, что это работает.

Время от времени у вас будет один из тех дней, когда все идет своим чередом. Вы можете сделать много работы и быть более продуктивным за четыре или пять часов, чем за один из обычных полных дней. Или, может быть, у вас был день, когда вы сделали больше, чем за целый месяц. Что, если повторять этот импульс каждый день?

Вот как это сделать. Вместо того, чтобы рассматривать свой день как единый блок времени, вы можете разделить часы бодрствования на три равные части — мини-дни. Для меня это означает, что «первый день» длится с 6 утра до 6 вечера. «Второй день» — с 12:00 до 18:00, а «третий день» — с 18:00 до полуночи. Вы живете семь дней в неделю, а я живу 21.

Создавая более короткие дни, мой мозг начинает больше ценить каждую минуту. Я не теряю времени зря, потому что чувство срочности гораздо сильнее. Я еще больше сосредотачиваюсь на том, что я должен сделать «сегодня». С помощью этой стратегии я объединяю работу, отношения, продуктивность, фитнес и развлечения в более короткие и интенсивные отрезки времени. Я передвигаю финишную черту, чтобы как можно больше моих занятий превратились в спринты.

Не забывайте, что в вашей жизни все же должен быть баланс. На все еще нужно находить время. Вам просто нужно выжать бесполезный воздух из потраченных впустую частей дня. Поначалу это может показаться вам пугающим. Но попробовав, вы замените старые вредные привычки новыми, эффективными. Вы будете двигаться быстрее и лучше контролировать свое время.

И вот кое-что приятное на случай, если вы примете такой образ мышления. Представьте себе совокупный эффект работы 21 день в неделю в течение месяца, года или десятилетия. Или на всю оставшуюся жизнь. Теперь сравните это с представлениями конкурентов, которые считают день единым 24-часовым отрезком времени.

На мой взгляд, я живу более 1000 дней в том же промежутке года, в котором другие живут 365 дней. Кто имеет преимущество? Ты знаешь ответ. Я живой пример того, что может дать вам эта стратегия и пока вполне доволен своими результатами.

• Относитесь ко времени с большей срочностью

Немецкий философ Артур Шопенгауэр однажды сказал: «Среднего человека не волнует течение времени, но оно стимулирует талантливых». Вы хотите быть обычным человеком или талантливым человеком?

Главное здесь — срочность. Мой опыт показывает, что существует прямая зависимость между тем, как быстро вы бежите, и тем, насколько вы близки к финишу.

Если вы наблюдаете за бегунами на длинные дистанции в гонке, почему последний круг или этап гонки всегда быстрее остальных? В марафоне на 42 км темп стабильный. Но по мере того, как бегуны приближаются к финишу, в них вливается адреналин и открывается новый ветер. Они подталкивают себя, потому что они ближе к цели и к финишу. Это вызывает выброс эндорфинов, и они чувствуют теплую положительную волну.

А теперь представьте сто метров. Это стабильный спринт от начала до конца. Ты самый быстрый. А для этого нужен другой образ мышления. Ваше тело и мозг реагируют на другие раздражители.

Дело не в том, что люди ничего не видят в жизни и поэтому терпят неудачу. Дело в определенном типе видения, которому они отдают предпочтение в попытке дойти до финиша. Ваше восприятие глубины влияет на вашу способность генерировать чувство срочности, необходимое для более эффективной работы. Когда цель далеко, вы бежите к ней. Когда он окажется прямо перед вами, бегите вперед.

Вот еще один пример. Вы студент, которому в начале семестра назначен крупный проект с крайним сроком выполнения ближе к концу семестра. Вы сразу берете? Большинство людей ставят проект на круиз-контроль. Они осторожно кладут это на верхнюю полку своей жизни, зная, что займутся этим позже. Ровно до тех пор, пока срок не подкрадется незаметно. В какой-то момент тебя охватывает паника, страх, боязнь, мысли вроде «я ненавижу колледж» и «может быть, я пойду барменом». Но если бы вы взялись за проект, вооружившись чувством безотлагательности, надвигающаяся тень, чудовище, зверь, нависший над вами, были бы почти незаметны.

Если вы будете применять этот подход ко всему, что вы делаете в течение дня, недели или года, вы сделаете больше и испытаете чувство выполненного долга, о котором другие только мечтают.

• Научитесь контролировать время, а не подчиняться ему

Если вы распоряжаетесь своим временем с чувством безотлагательности, вы будете хозяином, а не слугой. Чем быстрее вы двигаетесь, тем больше вы его контролируете. У вас есть чувство срочности, и вы больше склонны принимать решения о том, что важно для вас. Это позволяет уделять больше времени тому, что действительно полезно.

желание контролировать свое время — это образ мышления, который следует включать, как только ваш мозг просыпается утром. Если вы встанете правильно, отсчет времени начнется до того, как ваши ноги коснутся пола. Когда вы просыпаетесь, ваш мозг уже планирует свой день. Обращаете ли вы внимание на первые мысли дня? Первые полчаса критические.

Вспомните своевременные слова английского государственного деятеля лорда Честерфилда: «Берегите минуты, а часы сами о себе позаботятся».

То, как вы себя чувствуете в первые 30 минут дня, задает тон на остальные часы. Вы должны держаться подальше от телефона, компьютера, телевизора и других устройств, которые могут отвлекать вас от того, что важно. Используйте эти полчаса, чтобы спланировать свой день; увидеть список встреч, бесед и проектов; расставляйте приоритеты, медитируйте, молитесь, растягивайтесь, практикуйте самоконтроль, планируйте свои цели и ставьте задачи на день.

Прежде чем мозг захламляется людьми, событиями и информацией, у него есть шанс сосредоточиться. Он получает сигнал о том, что вы контролируете ситуацию, а не она контролирует вас. Вы сможете начать день более эффективно, наполненный уверенностью в себе и поставленными перед собой целями.

Конечно, сюрпризы, изменения и перераспределения обязательно произойдут в течение дня. И вы соответственно реагируете. Но при отсутствии неожиданностей вы лучше контролируете ситуацию и работаете над достижением своих целей, а не реагируете на все подряд. Другими словами, диктуйте условия своему дню, или он будет диктовать условия вам.

• Часто измеряйте свою производительность

Производительность повышается там, где ее можно измерить. Способность к измерению играет чрезвычайно важную роль. Каждый лидер в области мотивации и организации, от Зига Зиглара до Питера Друкера, включает эту идею в свои базовые стратегии по одной простой причине.

Измерение производительности эффективно. По мере уменьшения временных рамок и увеличения срочности необходимо также увеличивать частоту измерения производительности. Если вы не потратите время на измерения, вам будет сложнее настроить эти пределы. А это приводит к неэффективности и потере времени.

Но убедитесь, что вы измеряете то, что вам нужно. Четко определите цели, приоритеты и стандарты. Поймите, как они взаимодействуют друг с другом. Научитесь выявлять не только слабые стороны, но и их потенциальные причины.

Легендарный баскетбольный тренер Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе Джон Вуден поместил это в более широкий контекст, сказав: «Если у вас нет времени, чтобы сделать это правильно, когда вы еще найдете время, чтобы сделать это снова?» Вуден был сторонником того, чтобы все делать правильно, вплоть до того, как его игроки завязывали шнурки. Он потратил годы на оттачивание всех техник и процессов в командах, признал только один стандарт и практически ежедневно измерял промежуточные этапы.

Если ваша цель — пробежать милю за пять минут, или увеличить продажи на 50 %, или увеличить доход на 50 000 долларов, как вы узнаете, достигли ли вы этих целей, если не смотрите на цифры? Если они меньше, вы случайным образом бросаете дротики в надежде попасть в цель.

В среднем люди оценивают себя один или два раза в год. Но для того, кто живет по принципу «еще раз», одних новогодних обещаний недостаточно. Лучшие измеряют себя ежемесячно или еженедельно. Заканчиваете неделю в пятницу вечером? Подводите итоги и строите планы на неделю в воскресенье вечером? Лучшие из лучших, мыслящие в парадигме «еще один раз», проходят этот процесс каждый день.

Есть еще один уровень, который выходит за рамки ежедневных измерений. Некоторые измеряют себя каждый час. У людей на высшем уровне есть внутренний механизм, который срабатывает в экстренных случаях. Я к этому привык и не лгу, когда говорю вам, что такая дисциплина сослужила мне хорошую службу, какой бы трудной она ни казалась. Подумайте немного. Чей результат будет лучше? Тот, кто сокращает интервал измерения, или тот, кто редко измеряет свой прогресс? Ты знаешь ответ.

• Сосредоточьтесь на будущем

Многие застряли в прошлом. Это убивает их продуктивность в настоящем и делает невозможным планирование будущего. Прошлое ушло навсегда, но пока вы его не отпустите, оно лишает вас способности мечтать и воображать. Вам нужно тратить больше времени на размышления о будущем, потому что именно туда вы идете. Не теряйте связь с настоящим, потому что так вы строите лучшее будущее.

Я выхожу из себя, когда вижу, как много людей зациклены на том, как изменилась бы их жизнь сегодня, «если бы» что-то очень важное не было таким. Особенно склонны к застреванию в прошлом люди, находящиеся на стадии разрыва неудавшихся отношений или пытающиеся дистанцироваться от негативной ситуации в семье.

Это не означает, что вы не должны обращаться к своим прошлым травмам. Мы должны найти способ пережить их и двигаться дальше. Если вы не справитесь с этим, то вы причините вред себе и тем, кто вам небезразличен в данный момент. И наоборот, не попадайтесь в ловушку влюбленности в свое прошлое, если вам удалось добиться чего-то экстраординарного: получить высшее образование, получить повышение по службе, жениться и т д. Это прекрасно, но если вы опираетесь на ваши лавры, все, вы не будете жить настоящим и не построите лучшего будущего.

Те, кто живет по принципу «еще один раз», обладают врожденной способностью проводить время в мечтах о будущем и предпринимать решительные действия в настоящем, чтобы сформировать это будущее.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: выделять 25 минут на первую и 5 минут на вторую. Напоминает мне метод Помидора? Правильно, он такой. Автор пробовал это в молодости, используя обычный кухонный таймер в форме помидора.

Суть в следующем: вы знаете, что отдых впереди. Это позволяет намного проще не отвлекаться на серфинг в социальных сетях, личные беседы, общение с коллегами, перекуры и другие вещи, не связанные с работой.

Этот метод настолько прост и эффективен, что вы можете попробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему «Getting Things Done», важность которой — тщательный учет всех задач и правильная организация рабочего дня. Ничего не должно просто так оставаться в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще вы должны расставить приоритеты задач, установить сроки и, при необходимости, создать чек-лист.

Такой подход поможет вам ничего не упустить, понять, какие задачи являются первоочередными, и очистить голову. Trello или Wunderlist отлично подходят для погружения в дело. Также можно просто наклеить стикеры на стену — важнее то, что вы на них напишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и расставлять приоритеты. А на следующий день перейти от первого задания к последнему — и в итоге получить шесть выполненных заданий.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Это поможет вам выполнять повседневные рутинные задачи. Дело в том, что вы создаете таблицу, в которой строки задач пересекаются со столбцами для дней недели. Сделали дело — закрасили квадрат. Недостаток системы в том, что рисование требует времени. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не видит пустот в своей тарелке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности рекомендует помнить о законе Парето, согласно которому 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% производительности. Так что перфекционизм – это скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям – сосредоточьтесь на важном!

При этом не забывайте закон Паркинсона: сколько времени вы потратите на работу, столько это и займет. Поэтому важно правильно планировать свое свободное время.

Метод Марка Твена

Автор сказал: «Если утром съесть лягушку, остаток дня обещает быть прекрасным, потому что худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас, а остальное приложится.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США Бенджамин Франклин знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают выражение «Время – деньги».

Франклин разработал пирамиду продуктивности, состоящую из шести ступеней.

Жизненные ценности лежат в основе. Это глобальные моральные принципы, которые необходимо учитывать при любом решении. У Франклина было 13, но вы можете сделать свой собственный. Далее снизу вверх ступени следующие:

1. Глобальная цель.
2. План достижения глобальной цели – шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
3. План на ближайшие 3-5 лет.
4. Планы на год и месяц.
5. Планы на неделю и день находятся на вершине пирамиды.

В результате у вас будет список дел буквально на всю жизнь. А так как все это основано на цели и глобальных ценностях, каждое действие приведет вас в нужное место и вам не будет стыдно ни за одно из своих действий.

Часть 3: Эффективность

Сконцентрируйтесь на 1 деле

Есть некая иллюзия, что, делая несколько дел одновременно, можно сделать больше. Однако наш мозг не может сконцентрироваться на одновременном качественном выполнении нескольких задач, и в результате на это уходит больше времени, чем на выполнение каждой из этих задач по отдельности.

Возьмите за правило работать исключительно над чем-то одним и полностью исключите отвлекающие факторы. Так вы не только успеете сделать больше, но и сделаете все эффективно и сэкономите больше энергии.

Помните об отдыхе

Как бы удивительно это ни звучало, но качественный отдых — важный шаг на пути к цели. Я подтверждал это уже много раз. В частности, иногда я ставлю себе очень большое количество задач, и работаю рано утром, вечером после работы и в выходные. Конечно, поначалу я шел в отличном темпе, но в какой-то момент «перегорел» и продуктивность снизилась в разы. К тому времени, как я восстановил свои силы, я уже успел прилично вырваться из графика.

Чтобы не повторять моих ошибок, научитесь распределять свои силы так, чтобы у вас всегда было время на отдых. Не планируйте слишком много дел на выходные — выделите себе хотя бы один день, когда вы сможете полностью расслабиться. Только не забывайте, что сидение перед экраном — это не отдых. Выбирайтесь на природу, высыпайтесь и проводите время с друзьями, занимайтесь спортом или читайте.

Исключите отвлекающие факторы

Мне нравилось работать, когда в комнате был включен телевизор (в данном случае я имею в виду работу над сайтом и написание статей). Мне показалось, что это делает рабочий процесс более приятным и менее утомительным. Но со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя работоспособность снижалась в 2-3 раза!

Это привело меня к мысли, что отвлекающие факторы должны быть устранены на 100%. Выключите телевизор, уберите смартфон и сосредоточьтесь только на текущих делах.

Засекайте время

Многие известные исследователи в области тайм-менеджмента утверждают, что для того, чтобы справиться с задачей быстрее и эффективнее, нужно установить время ее выполнения, и постараться уложиться в срок. Кроме того, исследователи доказали, что ограничение по времени помогает мозгу работать эффективнее.

Этот принцип можно применить абсолютно к чему угодно, а результат будет один – вы будете работать быстрее. Вам просто нужно сознательно засечь время — не слишком мало и не слишком много. Возьмите за привычку пользоваться секундомером, когда приступите к делу, и это будет еще одним важным шагом на пути к тому, чтобы все сделать.

Вознаграждайте себя

Помните, что в любом деле важна мотивация. И стоит мотивации исчезнуть, когда вы вдруг почувствуете, что желание работать и добиваться целей пропало. Чтобы этого избежать, необходимо постоянно себя мотивировать. Отличный способ в этом случае – вознаграждать себя за достижения.

Если вы поставили перед собой большую цель и смогли ее достичь, сделайте для себя что-нибудь приятное. Например, побалуйте себя вкусной едой, купите заветную вещь или отдохните за просмотром любимого сериала. Главное, чтобы у вас в голове было устойчивое понимание, что за достижением цели следует вознаграждение. Это поможет вам всегда оставаться мотивированным, продолжать двигаться к своим целям и, конечно же, идти в ногу со всем.